10 навыков которые сделают из вас эффективного помощника руководителя

Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.

Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.

Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.

Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.

Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.

Как такое могло случиться?

Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.

Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.

Чрезвычайная изобретательность

Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.

Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», — сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».

Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.

Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.

Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.

Стрессоустойчивость

Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.

Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.

Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.

Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.

Знакомство с последними технологиями

Еще одна роль, которую стоит добавить к длинному списку амплуа помощника руководителя, — персональный ИТ-специалист.

Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.

При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.

Масштабное мышление

Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.

Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.

Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!

Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?

После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.

Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.

Беспощадная расстановка приоритетов

Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.

Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.

Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

Стратегическая многозадачность

Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.

Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.

Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.

После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.

Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.

Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)

По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.

Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.

Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.

И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.

Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.

Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.

Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.

Скорость и решительность

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

Четко осознайте, чего вы на самом деле хотите
Не делайте выбор только потому, что “от вас этого ждут
Помните, что делать что-то лучше, чем не делать ничего
Тренируйте свою решительность

Толстокожесть и чувство юмора

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Но к концу дня вероятность принятия жизненно важных решений невелика. Очень важно уметь откладывать работу на будущее и иногда немного посмеяться над собой (и своим начальником).
Умение держать удар, выкинуть все из головы после тяжелого дня и отложить все проблемы на завтра поистине необходимо, если вы собираетесь стать идеальным помощником.

Дмитрий СТЕПАНОВ
ПРОДЮСЕР ФОРУМА
Форум Персональных Ассистентов 2021
IX Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.

Источник

Помощник руководителя решение вопросов

На собеседовании я успешно прошла трёхчасовой тест по форматированию — на английском и русском. Причём с английским я справилась лучше, чем с русским. Только после этого была личная встреча с главой компании. В кабинет зашла женщина лет сорока: дорогое платье, расшитое каменьями, серьги до плеч, вечерний макияж. Она сказала: «Мой ассистент знает, что на пути из Лондона в Москву я всегда беру фруктовую тарелку в самолёте, а на пути из Москвы в Лондон — никогда. И это — 0,001 % информации, которую вам стоит помнить. А ещё я сижу только на кресле 2d. Если вы не успели его получить, это ваши проблемы. Ещё у меня есть мама и дети. Они тоже летают, и за этим тоже надо следить».

Прошлого ассистента уволили из-за того, что он оставил мою начальницу Галину в Екатеринбурге без трансфера из аэропорта. Она была вне себя: одно дело прилететь ночью в Лондон или Нью-Йорк, другое — в Екатеринбург и оказаться без машины и без проверенного дорогого водителя, который точно не сопрёт твою сумку за пять тысяч евро.

Первый рабочий день, 9 утра, а у меня в почте уже 30 задач от шефа. Например, перевести 5 миллионов рублей в налоговую, лично. Притом что у меня нет данных карты и счёта, я не знаю, сколько платить и как это вообще делать. Кому звонить? Ассистенты, которые работают на других топов компании, мне не помогли: «Мы заняты, мы заняты, у нас столько дел». Потом нужно было выкупить кучу авиабилетов: опять же никаких данных карточек, ничего нет, ни что покупать, ни за какие деньги, кому звонить — ничего не понятно. Но зато мне рассказали, где пожарный выход. Спасаться только бегством.

В среднем я получаю задания каждые три минуты. Начальница проснулась в 07:45 и отправила первый имейл. Второй имейл — 07:45. Третий имейл — 07:45. Три имейла за одну минуту. Следующий имейл — 07:46. Следующий имейл — 08:05. Подождала 14 минут. В один день у меня было 42 имейла к 8 утра. И все они были из разряда — 07:01, 07:02, 07:03, 07:04. Если она приезжает в офис, то это всё, целый день на неё. Прошлому ассистенту она писала: «Александр, вы слишком часто ходите в туалет, в чём проблема?» Самое жёсткое выражение, если она недовольна тобой: «У вас очень бедный подход к делу. Вы меня разочаровываете». Если она так написала — всё, иди и вешайся. А если написала «далеко от идеала», то это конец. Чтобы человек понял свою ошибку, ей не надо говорить ничего плохого или на фиг посылать. Она просто говорит: «Это ужасно».

Личный ассистент всегда должен быть в курсе, где находится и что делает его начальник. Вот я сейчас точно знаю, что Галина сидит дома, у неё семейный ужин. Что с часу до четырёх — её любимый ланч, а потом всё по расписанию. Если ассистент вдруг не знает, что происходит, это провал. Галина однажды позвонила и спросила: «Скажите, где я сейчас нахожусь?»

Если она едет на встречу, то ты по умолчанию должен предоставить резюме всех, с кем она будет встречаться. Их должности, семейное положение, увлечения, хобби. За десять минут эти документы должны быть у неё в машине. Начальница может спросить на приёме: «Как выглядит министр экономического развития Улюкаев?» Я быстро скидываю ей его фотографию и резюме. Она смотрит, а потом подходит и свободно общается.

Однажды она попросила остановить самолёт, потому что была ещё на пути в аэропорт, но регистрация уже закрылась. Я сделала всё возможное, и её пустили на борт. Часто бывает, что она прыгает в самолёт, а вот багаж уже не прыгает (потому что всё закрыто) и летит следующим рейсом. А потом мы выясняем, где её чемоданы, и доставляем их в гостиницу. Есть и стандартные задачи. Она может мне позвонить и спросить: «Вот это ресторан в Лондоне — хороший или нет? Что лучше — взять машину или пешком пройтись?» Зная, что у неё 12-сантиметровый каблук, я рассчитываю расстояние: если больше трёх минут, то лучше взять машину.

О днях рождения сотрудников нужно напоминать заранее, чтобы она, прилетев из командировки, подошла к секретарю и сказала: «Анна, у вас был день рождения неделю назад. С днём рождения вас!» И все её за это любят. Хотя она забыла тут же, что её зовут Анна, но ты ей напомнил — молодец.

Личному ассистенту нельзя приходить к шефу с проблемой — только с решением. Перед Новым годом Галина попросила меня заказать из Астрахани семь банок чёрной икры для корпоративных подарков. Окей, мы купили семь банок за 60 тысяч рублей. За десять минут до выхода на вечеринку я напоминаю ей: «Галина, пора выходить, иначе вы туда не доедете, вся Москва стоит». А она мне: «У вас есть десять минут, чтобы найти лёд и запаковать подарочную икру. Она не должна быть комнатной температуры, когда я буду её дарить».

Поэтому я бегу в магазин, ищу рыбный отдел и выпрашиваю у продавцов колотый лёд. Насыпаю его в красивые прозрачные ёмкости, сверху ставлю банки с чёрной икрой, перевязанные красной лентой. На новогодних вечеринках обычно дарят дорогой алкоголь, которым уже никого не удивишь. А тут приезжает моя начальница, достаёт из подарочных пакетов банки со льдом, сквозь который просвечивает чёрная икра, и дарит их. Мы произвели фурор. Я, кстати, засекла время. На идею, поиски льда и упаковку подарков ушло восемь минут. Это было забавно.

Потом у нас был корпоратив. Начальница очень хотела поехать на вечеринку «Сноба» и в Forbes Club, потому что там была встреча с Чубайсом. Время старта вечеринок везде одинаковое. Я предупредила Галину, что Москва стоит в пробках. Если она поедет на вечеринки в «Сноб» и в Forbes, не успеет на собственный корпоратив в офисе, чем серьёзно обидит своих сотрудников. Был только один выход — ехать на метро. Галина нехотя согласилась. Вышла из офиса в норковом манто с рукавом три четверти, сумкой Bottega Veneta. Пришлось отправить с ней водителя, который придерживал двери и нёс её вечерние туфли. Четверг, 18:20, люди едут с работы по самой перегруженной ветке — с «Пушкинской» до «Кузнецкого Моста», а потом на «Лубянку». Она вернулась в офис ровно за минуту до своей вступительной речи.

Самым сложным был период, когда начальница уезжала в отпуск на Мальдивы. Галина всегда летает только «Люфтганзой», но «Люфтганза» не летает на Мальдивы. Я позвонила в компанию: «Вы точно туда не летаете?» — «Нет, летает Condor Airlines, а мы — нет». Но Галина твёрдо сказала: «Кондор» — говно, она полетит только «Люфтганзой». Я предложила лететь через другой город, а потом пересаживаться. Самым удобным вариантом был Дубай. Галина велела забронировать отель «Бурдж-эль-Араб», чтобы заселиться и днём позже вылететь из Дубая на Мальдивы. А в «Бурдж-эль-Арабе» мест уже не было. Все номера забронированы, luxury-период. Но Галина упряма: «Нет, я хочу только „Бурдж-эль-Араб“». Мы прыгнули выше головы, но забронировали этот отель на две ночи.

Потом начальница решила, что ей обязательно нужно зайти на крышу «Бурдж-Халифа» — самого высокого здания в Дубае. Туда водят экскурсии: платишь 123 доллара, заходишь и смотришь. «Только надо узнать точное время восхода солнца 5 декабря. Выясните это», — поставила передо мной задачу Галина. Мы планировали этот отпуск за три месяца, но мне всё равно удалось правильно рассчитать время восхода солнца и купить билеты на 05:37.

За семь часов до вылета на Мальдивы начальница решила взять с собой пианино. «Я так расслабляюсь», — сказала она. Но чтобы она расслабилась, мне надо очень сильно напрячься.

Галина предложила оставить пианино в гардеробе для дальних перелётов. Я ответила начальнице, что всё зависит от того, захочет ли авиакомпания вообще взять на борт её музыкальный инструмент. Для него нужно покупать отдельное место, за 24 часа до вылета. Мы этого не сделали. Я позвонила в Германию, в главный офис «Люфтганзы», и сказала, что мой шеф, почётный пассажир компании, хочет взять на борт пианино. Меня не поняли: «А зачем?» Я говорю: «Ну чтобы играть на Мальдивах. Это её расслабляет. Понимаете, она уже 300 раз летала с вами и ещё 500 раз слетает. Она вас так любит. Важно, чтобы пианино летело вместе с ней». В «Люфтганзе» согласились: «Ладно, приносите на регистрацию. Никому ничего не будем говорить, просто заберём, поставим, а потом выдадим».

Но в итоге начальница передумала. Не то что «спасибо, не надо». Она просто не взяла пианино с собой. В 4 часа утра она приземлилась в Дубае и написала мне СМС: «Спасибо, пианино не пригодилось. И ещё мы сидели не в один ряд с детьми. Это, конечно, не конец света, но надо бы учесть».

Мне нравится работать со своей начальницей. Когда ты выкладываешься на полную и получаешь в ответ её благодарность, хочется просто рыдать, плакать и ещё 24 часа работать. Потому что она вот так может сказать спасибо. К тому же это весело. Ты не знаешь, что ждёт тебя на следующий день. Я понимаю, что однажды она может попросить меня купить ей билет на Луну. В обычном письме на почту: «Слушайте, а купите мне, а?» И я буду звонить в НАСА и спрашивать: «А можно всё-таки Галина полетит?» — потому что тебе тоже кажется, что нет ничего невозможного.

Галина мне как-то предложила вместе пообедать. Я подумала, что за едой мы снова будем обсуждать работу. Но когда я пришла в кафетерий, она сказала: «Вы так похудели. Чем вы занимаетесь? Куда ходите?» Я говорю: «Просто дома тренируюсь». А она: «Вы знаете, я тоже по утрам приседаю со своей дочерью по 100 раз». На таких людей хочется работать. Некоторые ассистенты ищут «феррари» последней модели, чтобы их босс из Милана куда-то доехал. И вот они, как дураки, узнают, бронируют. У нас как-то всё человечнее. Начальница часто спрашивает: «Вам хотя бы интересно?» А я отвечаю: «У меня просто вечный праздник».

Источник

Профессия персональный ассистент (личный опыт)

Мой опыт включает в себя достаточно продолжительный период работы персональным ассистентом. Хочу рассказать вам об этой профессии, руководителях, с которыми приходилось сталкиваться. И, конечно же, будет круто, если кто-то поделится своим опытом.

Дисклеймер: Хочу сразу оговориться, что рассказываю о своем личном опыте, не претендую на истину в последней инстанции. Так как работа PA (personal assistant) целиком и полностью зависит от стиля и характера руководителя, этот опыт будет полностью индивидуальным и спорить здесь, на мой взгляд, странно.

После окончания института, обстоятельства сложились таким образом, что я начала работать ассистентом отдела в одной, большой и известной сетевой ресторанной компании. И, хоть я и называлась «ассистентом отдела», по факту я подчинялась и выполняла поручения Директора отдела закупок.

В мои обязанности входило: планирование дня руководителя, организация встреч, согласование договоров, документов, оформление командировок (поиск и бронирование билетов и отелей, отчетность), административные закупки (канцелярия, кофе-чай), организация официальных и неофициальных мероприятий отдела. Также, со временем, мой руководитель стал поручать мне более серьезные вещи: подготовку презентаций на заданную тему, работа с маркетинговыми поступлениями от поставщиков.

Так, мне приходилось ежедневно оббегать множество отделов, чтобы согласовать документацию, сдать отчеты, встретить поставщиков с образцами продукции и т.д. Люди в компании были самые разные — кто-то доброжелательно помогал поскорее решить твой вопрос, кто-то не очень. Тяжело бывало с бухгалтерией, так как бухгалтер, отвечающий за отчеты по командировками (которых в моем отделе было много), была очень щепитильной тетушкой, и, иногда мне приходилось приносить один и тот же отчет по пятьдесят раз, потому что каждый раз, она находила что-то, что не соответствовало правилам. Хотя, казалось бы, я проверила все «от и до» несколько раз! Я понимаю, что в бухгалтерии все должно быть «чин-чинарем», что это нормы законодательства и т.д., но так как я выступала посредником между ней и сотрудниками, для которых, собственно, эти отчеты делались, вина в том, что не хватает каких-то бумажек, была не всегда моя.

В моем отделе, в основном, были приятные люди, но, иногда случались и конфликты. Это, конечно, зачастую зависит от темперамента и настроения каждого определенного сотрудника, но качество, которое безусловно необходимо персональному ассистенту — это гибкость и «умение сглаживать острые углы».

Источник

Функции помощника руководителя

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

безукоризненная грамотность;
поставленная речь;
знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
владение всеми базовыми офисными программами;
навыки работы с документооборотом;
осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Источник