Аналитика по закупкам для чего она нужна

Аналитика по закупкам: для чего она нужна?

Аналитика при закупках не является простым набором хаотичных цифр и графиков. Она позволяет решать очень важные задачи при осуществлении закупок в различных случаях.

Аналитика при закупках – это вовсе не набор хаотичных графиков и цифр. Перед тем, как начинать работу с ней, нужно понять, что она позволяет решать очень важные задачи. Посмотрим, что это за задачи, и каким образом аналитические данные способны облегчить работу при осуществлении закупок в различных случаях.

Анализ результатов одной завершенной закупки

Итоговые результаты закупки полезно проанализировать для того, чтобы прояснить:

кто был участником при проведении процедуры заказа;
сколько было участников закупки, и каковы были предлагаемые ими цены;
насколько снизилась цена (в процентах от первоначальной);
кого признали победителем торгов.

К примеру, если из анализа конкретной закупки видно, что конкуренции не было, поскольку в торгах участвовал всего один поставщик, значит, в этой сфере вполне реально создать свою компанию. Если видно, что победителю пришлось снизить цену наполовину и более, то нужно быть готовым к тому, что поставщики будут сильно снижать цену и впредь.

Анализ состояния отрасли

Чтобы проанализировать ситуацию в определенной отрасли, необходимо:

провести поиск закупок по отрасли и конкретному региону за определенный период (последний год, квартал или месяц);
посмотреть, сколько закупок состоялось в конкретной отрасли, какие были поставщики, заказчики и закупки, а также насколько снизилась цена (в процентах).

Для оценки состояния емкости рынка в целом аналитические данные можно смотреть по всем либо только по завершенным закупкам.

Анализ актуальной закупки

Осуществляя анализ, можно посмотреть, какие поставщики и интересные закупки были у заказчика по конкретному региону и отрасли. Это позволит понять:

с кем именно придется конкурировать;
условия, на которые обычно соглашаются конкуренты;
с кем будет возможность договориться о выполнении субподрядных работ (в случае потребности в таковых);
существует или нет «прикормленный» поставщик.

Анализ поставщика и заказчика

Анализируя деятельность поставщика и заказчика, можно посмотреть:

количество и суммы заказов, размещенных заказчиком;
какие способы использует заказчик при выборе поставщика.

Если закупки проводятся у одного поставщика, то тратить своё время на участие в конкурсе даже не стоит. Обладая информацией о том, участниками каких закупок являются конкуренты, вполне можно найти интересного заказчика. Это будет полезно начинающим поставщикам, не очень хорошо знающим заказчиков. Проводя анализ заказчика и поставщика, нужно выяснить, кто чаще всех демпингует либо является участником «серых» схем.

Нестандартные сценарии

Кроме основных сценариев, бывают еще и нестандартные, которые связаны с особенностями бизнеса или конкретной отраслью. К примеру, на торгах могут играть два дистрибьютора, имеющие один юридический адрес, но различные названия. При этом выигрывать они могут поочередно, опускаясь на один шаг. Данная схема вычисляется просто: надо лишь посмотреть, какая у этих поставщиков была история участия в торгах.

Аналитика в Контур.Закупках

Не так давно аналитика появилась и в Контур.Закупках. Взяв несколько интервью у своих клиентов, мы реализовали наиболее популярные сценарии: статистику по заказчикам и поставщикам можно посмотреть в сервисе. Если вы хотите почитать про неё, то сделать это можно здесь, а позвонив нам по телефону 8 800 25 05 805 Вы можете получить демо-доступ к данной системе, чтобы оценить целессобразность ее покупки.

Мониторинг закупок по 44-ФЗ: что это за процедура, кем и как она осуществляется?

Мониторинг в сфере закупок – это мощный инструмент, направленный на выявление слабых мест всей системы и конкретных нарушителей, которыми могут быть заказчики или ответственные сотрудники контрактного отдела в организации.

Контроль данной проверки осуществляет исполнительный орган федеральной власти в порядке, установленном Правительством РФ. Оценка деятельности выносится на основании сведений, размещенных в Единой информационной системе.

По итогам проверки исполнительный орган должен подготовить и опубликовать в ЕИС сводный аналитический отчет, которым могут пользоваться тендерные специалисты в рамках оказания услуг по тендерному сопровождению и анализу заказчиков, в частности.

В статье рассказываем, что это за процедура, в каких случаях проводится, какие имеет особенности, и для чего она нужна.

По каким правилам и в каком порядке осуществляется мониторинг?

Определение мониторинга в области государственных закупок появилось относительно недавно – 1 января 2017 года. Согласно принятым мерам такой мониторинг должны систематически проводить федеральные власти, чтобы установить, насколько правильно функционирует контрактное законодательство. Итоги данного специального исследования позволяют повышать уровень эффективности всей закупочной системы, действующей на территории нашей страны.

Аналитический срез проводимых закупок помогает формировать общее представление по итогам всех реализованных мер наблюдения и судить о правилах и принципах государственных и муниципальных торгов, изложенных в действующем законе.

Мониторинг регулируется статьей 97 44-ФЗ. В данном нормативе дается определение мониторинга, как и кем проводится и для каких целей. Оценку проводимых процедур и меры по улучшению контрактного законодательства исполнительный орган указывает в сводном аналитическом отчете, который направляет в ЕИС (ч.6 и 7 ст.97 44-ФЗ).

Правительство РФ в своем Постановлении № 728 от 26.08.2013 г. наделило полномочиями проводить такие комплексные исследования Министерство экономического развития РФ. Именно эта структура несет ответственность за осуществление мониторинга в сфере закупок.

При проведении мониторинга появляется понимание, насколько грамотно и качественно заказчики проводят закупочные мероприятия. То есть обеспечивается принцип прозрачности в сфере государственных торгов, который является одним из ключевых в контрактном законодательстве.

Исследование охватывает все этапы реализации процедур – от формирования планов-графиков до полной отработки всех их условий. Что проверяется методом проведения мониторинга:

открытость и прозрачность информации при проведении мероприятий;
обеспечение конкуренции;
компетентность заказчика;
единство контрактной системы в сфере закупок;
ответственность за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд;
эффективность всех мер, связанных с закупками.

Результатом проводимого мониторинга должно стать установление реальной ситуации, которая существует в области государственных торгов. Это делается путем соблюдения некоторых требований:

до начала комплексных действий по установлению реальной картины в сфере закупок нужно составить план-стратегию будущих мер, чтобы в полной мере можно было проанализировать показатели, выявленные в процессе исследования;
опираясь на отчеты, полученные от заказчиков государственного и муниципального уровня, а также относящихся к ним иным организациям, необходимо сформировать единую базу для осуществления наблюдения;
общая база составляется на основании информации, собранной за год, предшествующий году осуществления комплексных мер;
изучение всех собранных сведений проводится ответственными лицами того отдела Минэкономразвития, который выполняет непосредственный контроль за функционирование действующего законодательства и реализацию его положений;
сводный отчет по итогу всего мероприятия формируется на основании проведенного наблюдения, готовится и направляется для ознакомления руководителем ведомства до конца апреля года, который следует за отчетным.

В итоговом документе должны быть отражены не только сведения, полученные за год, но и отчеты по каждому кварталу, подготовленные по результатам промежуточной оценки.

Специалисты уполномоченного органа при осуществлении комплексных мер проверки пользуются сведениями из ЕИС, в которых отражены как конкретные показатели по процедуре, так и итоговые сводные отчеты (ч.3 ст.97 44-ФЗ).

Для чего нужны комплексные меры проверки?

Мониторинг контрактной сферы должен был проводиться для достижения определенных целей. Мы говорим «должен был», потому что с 1 октября 2019 г. утратила свою силу часть 2 ст.97 44-ФЗ, в которой указывались эти цели. Также с этого времени перестала действовать статья 13 44-ФЗ, в которой были указаны нормы, подлежащие проверке со стороны исполнительного органа.

Для расширения кругозора наших читателей мы эти цели назовем, но они на сегодняшний день больше не актуальны, а проверка осуществляется путем обращения к сведениям из Единой информационной системы:

проанализировать, насколько точно соблюдаются нормы ст. 13 44-ФЗ (в отношении целей конкретных процедур и всей контрактной системы в целом, в отношении обеспечения международного сотрудничества, за которое отвечает РФ, включая и власти различного уровня, а также в отношении исполнения обязательств, предусмотренных законодательством для федеральных властей, и для осуществления тех полномочий, которые вправе совершать данные власти);
оценить, как соблюдаются принципы обоснованности проводимых процедур, изложенных в ст.18 44-ФЗ;
провести действия, которые нацелены на улучшение действующего законодательства о контрактной системе, независимо от того, на каком уровне приняты те или иные нормативные акты, осуществляющие контроль нынешней сферы закупок на территории РФ.

Требования к итоговому сводному отчету

О сводном аналитическом отчете, который составляется по итогам проверки, говорится в ч.5-7 ст.97 44-ФЗ, а требования к этому специальному документу изложены в Постановлении Правительства РФ от 03.11.2015 г. № 1193. В документ вносятся итоги комплексной проверки по обеспечению государственных и муниципальных контрактов, вынесенных на торги. Данная форма введена в обиход контроля над контрактным законодательством, чтобы протоколировать результаты наблюдений и оценки в сфере закупок и показывать:

насколько четко функционирует данная сфера, какие есть проблемные места и какой нужно сделать акцент на решении выявленных пробелов или нарушений со стороны заказчиков, а также проводить разные мероприятия, нацеленные на изменение положений контрактного законодательства для улучшения реальной обстановки;
насколько компетентны заказчики при планировании мероприятий; публикации закупочной документации; как происходит анализ сведений о несостоявшихся торгах; обо всех заключенных контрактах, включая и те, которые были подписаны по итогам несостоявшихся мероприятий; оценка объема и качества организованных заказчиками торгов; а также о том, каков объем закупок у различных групп поставщиков по заключенным контрактам; а также о применении различных антидемпинговых мер и способов предоставления преимуществ различным категориям поставщиков;
какие исполнители и каким образом исполняли свои обязательства, а также какой объем контрактов и по каким причинам был расторгнут;
получение сведений о применении актуальных информационных инструментов для формирования открытости и прозрачности в сфере госзакупок;
какие действия необходимо совершить, чтобы улучшить нормы действующего контрактного законодательства и помогать максимальному соблюдению его требований.

Если по итогам мониторинга были выявлены нарушения или игнорирование норм контрактного законодательства, то в отношении виновного заказчика может быть организована аудиторская проверка.

В каких случаях проводится аудит по результатам оценки?

Аудит в рамках государственных закупок появился сравнительно недавно, но он должен проводиться обязательно в определенных случаях:

в случае возникновения сомнений со стороны специалистов проверяющего органа, что проводимые процедуры соответствуют нормам законодательства;
в случае возникновения сомнений, что правильно ведется бухгалтерская документация по мероприятию;
отчетность, предоставленная заказчиком, не до конца информирует о проводимой процедуре, либо не отражены отдельные ее этапы (намеренно или случайно), и это не дает сформулировать выводы о правомерности закупки;
существующие отношения сторон, изложенные в договоре, в том числе возникшие по результатам заключения специальных контрактов, подготовлены несоответствующим образом;
в случае появления сомнений, что предоставленные ресурсы используются правильно и по назначению, в том числе и полученные из различных уровней бюджета для закрытия потребностей проверяемого государственного или муниципального заказчика.

После того как аудит был проведен, его результаты заносятся в специальный отчет. Информация из этого документа является основанием для инициации мероприятий по ликвидации всех обнаруженных нарушений.

Заключение

Мониторинг в сфере закупок, безусловно, необходим. Это проверка, которая показывает слабые стороны закупочной системы, позволяет выявить некомпетентных заказчиков и непрофессиональных работников контрактного отдела. А по результатам этой проверки проводятся мероприятия, нацеленные на улучшение нормативно-правовой базы, касающейся государственных закупок.

Оценка действий заказчиков и анализ всех этапов закупочных процедур позволяют соблюдать ключевые принципы осуществления закупок: открытость, прозрачность, конкурентная борьба, доступность любому заинтересованному лицу. Ведь не секрет, что некоторые недобросовестные заказчики, могут «затачивать» торги под «своего» поставщика, ущемляя тем самым интересы других потенциальных исполнителей и ограничивая конкурентную борьбу. А благодаря мониторингу таких нарушителей становится меньше. Этому способствуют еще и немаленькие штрафы в отношении виновных лиц.

Обнаруженные недостатки в системе становятся основанием для проведения аудита в организации заказчика. Если сомнения исполнительного ведомства подтверждаются, то заполняется специальный отчет, основываясь на котором, заказчик должен устранить свои нарушения и тем самым улучшить работу контрактного отдела в дальнейшем.

Эффективность государственных закупок: оценка и показатели

Эффективность закупок это оценка результативности закупочного процесса, достигнутых результатов, которая позволяет выявить проблемы, найти пути их решения и внести соответствующие изменения в свою деятельность. В настоящей статье будут рассмотрены основные оценки и показатели, которые играют важную роль для понимая того, какой результат на самом деле приносит осуществляемая закупочная деятельность, а также укажем на некоторые случаи, которые относятся к нежелательному и нецелевому расходованию бюджетных средств.

Содержание статьи:

Содержание принципа эффективности закупок

Система законодательных актов, а также подзаконных нормативно-правовых актов в сфере закупок ставит перед собой несколько задач. Для решения этих задач важную роль играют принципы, на которых и построена система закупок. Основные принципы перечислены в Законе о контрактной системе, где помимо их перечисления раскрыто также их содержание. Поэтому отдельное внимание стоит обратить на статьи с 6 по 12 Закона о контрактной системе.

Среди прочего отдельно выделяется принцип эффективности закупок, который соседствует в одной статье с принципом ответственности за результат закупок. Это не является ошибкой или недоразумением законодателя, далее мы разберем почему. Так же обращает на себя внимание формулировка, которая раскрывает содержание принципа эффективности государственных и муниципальных закупок. Указывается, что заказчики при планировании и осуществлении закупок исходят из необходимости достижения заданных результатов.

Данная формулировка интересна следующим. Во первых Закон о контрактной системе определяя сферу своего правового регулирования говорит о семи этапах контрактной системы. А при определении принципа эффективности говорится только двух из них – планирование и осуществление. Таким образом, законодатель по каким то причинам распространил принцип эффективности закупок только на часть закупочного процесса, исключив из-под прямого правового действия не менее важные стадии, такие как контроль, аудит, исполнение контрактов.

Во вторых, определение принципа эффективности закупок содержит упоминание про «заданные результаты». Сразу возникает вопрос, что это за результаты и кто их задает? Ответ на данный вопрос строго индивидуален для разных типов заказчиков, но общее у них это то, что эти результаты должны соответствовать остальным принципам – открытости, обеспечения конкуренции, единства и так далее. Можно сказать, что сам Закон о контрактной системе, история его появления преследует достижения только одной цели – эффективности закупок. Но при определении содержания эффективности закупок и попытке измерить и оценить его, текст закона не дает внятных ответов. Возможно поэтому, несмотря на введение новых процедур, информационных систем, изменения нормативно-правового регулирования, эффективность закупок еще далека от лучших зарубежных практик. И неизменным соседом эффективности закупок является целевое и нецелевое расходование бюджетных средств. И именно в бюджетном законодательстве дается более полное понимание эффективности закупок.

Статья 34 Бюджетного кодекса определяет, что заказчик должен полностью достигнуть предусмотренных задач при максимально возможно низких затратах. Из данного определения уже можно выделить основные показатели и оценки эффективности закупок. Предположим, что денежные средства были потрачены полностью, но запланированный итог этих затрат не состоялся. Такая ситуация однозначно говорит о неэффективности таких закупок. Или другие аналогичные примеры. Задача выполнена полностью, но потребовалось дополнительное финансирование. Или и хороший итог есть, и средства потрачены полностью, без превышения лимита, но заказчик необоснованно в ходе проведения торгов отклонил заявки участников, которые соответствовали его требованиям.

Все эти случаи, и не только, являются яркими образцами не соблюдения принципа эффективности и результативности закупок. И законодательством предусмотрены различные санкции административного и уголовного характера за подобные нарушения. Выявление таких случаев возложено на органы контроля, мониторинга и аудита. Основными органами, ответственными за контролем эффективности закупок является Счетная палата РФ, а также контрольно-счетные органы регионов и муниципалитетов. Помимо государственного надзора за эффективностью осуществляемых бюджетных трат, законодательством предусмотрен также институт общественного контроля, который позволяет налогоплательщикам и их объединениям следить за обоснованностью и эффективностью государственных и муниципальных закупок. При проведении такого контроля и аудита необходимо четко определять те показатели и оценки, благодаря которым можно установить соответствует та или иная закупка требованиям эффективности.

Показатели и оценки эффективности закупок

Но перед тем как приступить к рассмотрению таких показателей и оценок, стоит напомнить, что деятельность любого заказчика не сосредотачивается исключительно на соблюдении требований Закона о контрактной системе, а имеет более широкий характер. Поэтому стоит подходить к рассмотрению показателей и оценок через призму всей деятельности заказчика, разделяя ее на отдельные этапы.

К таковым мы отнесем следующее:
1) Исполнение требований законодательства;
2) Планирование;
3) Обеспечение конкуренции;
4) Экономия;
5) Документооборот.

Каждую данную сферу можно оценить по следующим показателям:

Эффективность планирования:

1) Самым важным критерием здесь будет являться количество вносимых изменений в документы по планированию в течение года. Законодательно количество вносимых изменений не ограничено, чем многие заказчики могут злоупотреблять. Но большое количество вносимых изменений свидетельствует о низком качестве планирования, а соответственно и об эффективности таких закупок. Так же это может свидетельствовать о плохом качестве менеджмента в организации, что может повлечь негативные последствия для руководства. Практика закупок показывает, что максимально допустимое количество вносимых изменений не должно превышать одного раза в месяц. Необходимо прикладывать максимальные усилия для соблюдения данного правила;
2) Большое количество закупок в конце года также свидетельствует о низком качестве планирования, поскольку срок выполнения обязательств по контрактам, заключенным по итогам таких процедур сильно зависит от бюджетного финансирования, и порой не позволяет выполнить их максимально качественно.

Обеспечение конкуренции оценивается по:
1) Соотношению торгов в общей массе закупок. Нередки случаи, когда заказчики пользуются предоставленными законодательными возможностями, чтобы все свои закупки проводить исключительно в форме закупки у единственного поставщика. Такая ситуация может свидетельствовать о неэффективности таких закупок, поскольку отбор исполнителей и определение существенных условий контракта осуществляется исключительно на усмотрение заказчика. Данный критерий конечно же стоит рассматривать как по количеству торгов, так и по финансовому обеспечению.
2) Соотношение несостоявшихся торгов в общем объеме закупок. Данный критерий может засвидетельствовать, что заказчик устанавливает такие требования, так формирует лоты закупки, что участникам такие закупки становятся неинтересными. Это приводит к излишним тратам временных ресурсов заказчика, а также иным рискам.
3) Количество поданных заявок. Чем больше данный критерий, тем выше конкуренция, а значит выше эффективность осуществляемых закупок. Но оценивать его необходимо исходя из экономической ситуации на конкретном рынке, поскольку конкуренция по разным причинам везде неоднородна и соответственно данный критерий может быть низким независимо от усилий заказчика.

Экономия это тот результат к которому должно приводить проведение конкурентных закупок. И конечно же чем выше конкуренция, тем больше будет экономия. Здесь необходимо обращать внимание на разницу между начальной и итоговой ценой. Как правило, чем она больше, тем лучше для бюджета. Но это не всегда так, поскольку большая экономия свидетельствует о неверном первоначальном обосновании цены со стороны заказчика, что является неэффективным распределением бюджета. Так же большая экономия может являться следствием демпинга, который также несет в себе больше вреда, чем пользы для государственных и муниципальных нужд.

Исполнение требований законодательства должно оцениваться по количеству обоснованных жалоб со стороны участников закупки и общественных объединений, по результатам плановых и внеплановых проверок, а так же судебных решений.

Эффективность документооборота зависит от сроков подготовки документов закупки, оценки заявок и заключения контрактов.

Как проводится аудит в сфере закупок

Мероприятия по проведению аудиторской проверки операций в сфере закупок регламентированы Законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в ст. 98 и Законом от 05.04.2013 г. под № 41-ФЗ. Аудиторы дают экспертную оценку эффективности работы закупочной системы и ценообразования, уровню профессионализма участников сделок.

Вопрос: Унитарное предприятие подготавливает электронный конкурс на закупку услуг по проведению обязательного финансового аудита. Нужно ли устанавливать в конкурсной документации требование о членстве участников закупки в СРО аудиторов?
Посмотреть ответ

Проведение аудита в сфере закупок

Инициирование аудиторских мероприятий – один из элементов государственного контроля эффективности и правильности реализации всех этапов госзакупок. Через экспертное мнение аудитора определяются слабые места системы, ошибки, допущенные участниками процедур, и причины возникновения недочетов.

СПРАВОЧНО! Аудит может выступать и как самостоятельная проверка, и как один из этапов комплексной проверки деятельности заказчиков.

Проверка может быть направлена на проверку обоснованности действий государственных органов, унитарных учреждений, бюджетных предприятий и автономного типа организаций. Аудит состоит из трех этапов:

Подготовка.
Основные проверочные мероприятия.
Подведение итогов.

Подготовительные процедуры представлены действиями по изучению предмета и объекта проверки, анализу их специфики. Формирование такой информационной базы необходимо для определения методики исследования и уточнения потенциальных рисков. Аудиторы в процессе подготовки к работе составляют перечень нормативных актов, регулирующих правоотношения в сфере закупок, список вопросов для анализа, определяют источники получения данных.

После обобщения предварительных задач и целей проверка разбивается на условные этапы. Для каждого действия устанавливается срок выполнения, назначаются ответственные аудиторы. На подготовительном этапе вся информация берется проверяющими из публичных источников:

сведений из единой инфосистемы в сфере закупок;
официальных сайтов компаний и контролирующих органов;
торговых площадок в интернете.

Итогом подготовительного этапа является разработка программы аудита. Следующий шаг – проведение основных аналитических работ. Их суть заключается в проверке законности действий вовлеченных в процессы закупок участников, обоснованности понесенных издержек и их эффективности. Проверке подлежит прогнозируемая результативность по расходным операциям. Аналитические выводы основываются на итогах проверки информации по всем реализованным закупкам в рассматриваемом периоде.

Закупочные мероприятия для целей аудита должны быть систематизированы:

по контрактам;
по количественным и стоимостным признакам;
с учетом количества поданных заявок и процента их отклонения.

ВАЖНО! Если закупки были произведены у единственных поставщиков, то их надо разделить на две группы: с общей ценой сделки до 100 тысяч рублей и свыше этого лимита.

Аудиторы после обобщения предоставленной им информации осуществляют проверку целесообразности затрат в рамках закупочной деятельности: определяются государственные нужды, для устранения которых была реализована закупка, сверяется соответствие трат нормируемым ограничениям и плановым показателям. При оценке обоснования аудиторы анализируют объемы поставок, оценивают качество продукции.

Дополнительным элементом анализа является проверка своевременности производимых расчетов между контрагентами. На этом этапе анализируются условия контрактов, порядок их исполнения, реальность оговоренных сторонами сроков, изучаются пути минимизации бюджетных затрат. Аудиторы при проведении мониторинговых мероприятий должны корректировать получаемые результаты на фактор сезонности, продолжительности производственного цикла и необходимость обеспечения непрерывного технологического цикла по отдельным предметам сделок.

Эффективность затрат оценивается путем анализа плановой и контрактной документации.

Аудиторы проверяют надежность выбираемых предприятием поставщиков, обоснованность устанавливаемых ими цен.

На этом этапе проводится сравнительная сверка условий сотрудничества с избранными и потенциальными контрагентами. При оценке результативности издержек фиксируется степень удовлетворения нужд организации в экономическом и социальном аспектах.

На заключительной стадии аудита происходит обобщение аналитической информации, ее отражение в отчете. В итоговом документе обозначаются обнаруженные проблемы и риски, нарушения. Задачей аудитора является не только поиск недостатков, но и путей их устранения. В отчетной форме должны содержаться предложения по совершенствованию деятельности в сфере закупок.

Органы аудита

Проверяющие органы должны руководствоваться федеральными законами и внутренними регламентами. В роли аудиторов могут выступать:

Счетная палата РФ;
контрольно-счетные структуры муниципального и регионального подчинения.

Для органов, наделенных контролирующими и счетными функциями, законодательно предусмотрена организационная автономность. Постоянно действующей структурой в области финансового мониторинга является высший орган госконтроля – Счетная палата. Ее представителям дано право использовать широкий набор аналитических приемов, запрашивать детальную информацию от лиц, вовлеченных в проверяемые процедуры. Этот орган обладает материальной независимостью, на его деятельность не оказывает влияние состояние политической конъюнктуры.

Задачи, методы

Задачи аудиторской проверки сводятся к получению таких сведений:

наличие или отсутствие противоречий законодательным нормам в осуществленных мероприятиях в сфере закупок;
степень правильности ведения бухучета;
оцениваются полнота и достоверность отчетных форм;
поиск путей оптимизации налоговой базы;
проверка правильности оформления договорных отношений:
анализ достоверности осуществленных работ по оценке имущественных активов;
выявление уровня эффективности в использовании ресурсов предприятия;
анализ ценовой политики.

Конечной целью является определение достоверности и точности показываемых в отчетности данных, обоснованности расходов и выявление резервов для повышения результативности работы.

КСТАТИ, дополнительно аудиторы могут оказывать консультационную поддержку руководящего персонала проверяемых учреждений.

Методика аудиторской проверки строится на определении ряда абсолютных и относительных показателей. В числе количественных критериев выводится уровень потенциальной экономии средств бюджета. При оценке конкурентной среды рассчитываются такие величины:

средний объем заявок по каждой закупке;
количество допущенных заявок в расчете на одну закупку;
процентное соотношение закупок у единственных поставщиков и сделок на конкурсных условиях.

Получаемые данные по предприятию сравниваются со средними показателями по стране и субъекту РФ. Уровень профессионализма оценивается по численности специалистов со спецподготовкой в сфере закупок.

Объекты проверки

Аудиторские проверки могут затрагивать деятельность таких структур:

государственные органы власти;
государственные корпорации;
казенные учреждения;
автономные и бюджетные организации;
внебюджетные фонды;
унитарные предприятия;
юридические лица, которые принимают участие в капитальном строительстве на основе инвестиций за счет привлечения средств из федерального бюджета.

Оформление результатов

Результатом проведенной аудиторской проверки является оформленный контролирующим органом отчет (акт). В нем содержатся систематизированные данные по доказательной базе, полученным выводам. В этом документе аудиторы обозначают выявленные проблемы и недостатки, приводят практические рекомендации по исправлению ситуации. В отчетном бланке должны быть такие сведения:

критерии аудиторской проверки;
оценка эффективности и правильности организации закупочной деятельности на предприятии;
характеристика отклонений;
факты ограничения доступа к информации (при наличии);
степень значимости недостатков в работе госоргана;
отражение потенциальных рисков, которые могут быть спровоцированы выявленными проблемами.

Если аудиторы указывают на наличие в действиях проверяемой структуры состава административного правонарушения, инициируется внеплановая комплексная проверка. Обращение в прокуратуру возможно при условии, что проверкой будут установлены факты финансовых преступлений или коррупционных действий. Акт аудита должен быть доведен до руководства проверяемых структур и опубликован на сайте ЕИС.

Источник

Как правильно анализировать закупочную документацию

Документация имеет определенную структуру, и участнику важно в ней разобраться, чтобы правильно подать заявку на участие в торгах и не позволить ввести себя в заблуждение.

Закупочная документация — это полный комплект документов, в котором содержится важная коммерческая и техническая информация о характеристиках предмета закупки и её условиях, а также обязанности сторон.

По 44-ФЗ и 223-ФЗ в открытых процедурах закупочная документация доступна на Главном портале закупок (ЕИС). Пройдя процедуру регистрации в ЕИС, вы можете скачать документацию бесплатно. Приглашение на такие закупки не требуется.

В закрытых закупках действует другая схема. Во-первых, чтобы участвовать в таких процедурах, нужно получить приглашение. Во-вторых, ознакомиться с документацией удастся только после того, как вы с запросом обратитесь к заказчику. Необходимая информация будет прислана на указанный адрес.

Что касается коммерческих закупок, то здесь не всегда можно скачать документацию в открытом доступе. Иногда для этого требуется регистрация на коммерческой площадке либо за допуск к документации нужно заплатить.

В основе разработки документации лежат такие принципы, как:

Документация должна быть понятна и доступна каждому вне зависимости от того, каким опытом участия в торгах человек обладает и какую должность занимает.

Каждый закон — и 223-ФЗ, и 44-ФЗ — имеет принципы, по которым должна разрабатываться документация. Кроме того, важную роль играет Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции».

разработка документации на русском языке с употреблением общепринятых терминов

Если в документации используются технические термины, то нужно проверять наличие сносок на техрегламенты, СНиПы, ГОСТы и т.д.

Отличия в структуре документов по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Структура документов по 44-ФЗ всегда строгая. Поэтому перед разработкой документации заказчик внимательно изучает закон и знакомится с требованиями к структуре.

Так, например, если заказчик планирует опубликовать аукцион, то ему нужно обратить внимание на часть 44-ФЗ, где обозначено, из чего должна состоять аукционная документация. В числе основных разделов числятся: извещение, общий раздел, информационная карта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, проект договора, техническое задание.

По сравнению с 44-ФЗ документация по 223-ФЗ и коммерческим торгам нередко бывает хаотичной — все зависит от положения о закупках и потребности заказчика.

Что нужно знать о составе документации по 44-ФЗ

Есть несколько основных блоков документации по 44-ФЗ. Первый документ, с которым вы сталкиваетесь при поиске закупок, — извещение. По открытым процедурам заказчик в обязательном порядке публикует извещение в ЕИС.

Что содержится в извещении

По извещению можно узнать, на какой площадке нужно подавать заявку. То есть можно узнать название электронной площадки, до какого времени надо успеть подать заявку (обратите внимание на то, что в ЕИС указывается местное время заказчика), когда будет рассматриваться первая часть заявок участника, а также начальную (максимальную) цену контракта, краткую информацию — куда нужно доставить товар и в какие сроки и др.

Также в извещении указано обеспечение заявок, обеспечение исполнения контракта — та сумма, которая участнику нужно будет заплатить заказчику за победу при подписании контакта.

Основные требования к заявке (что нужно к ней приложить) зафиксированы в информационной карте.

Что содержится в информационной карте

Эта часть документации описывает основные требования закупочной процедуры. Если общий раздел всегда дублирует законодательство, то в информационной карте нормы указываются конкретно для процедуры — это требования, предъявляемые заказчиком.

Часть информации, указанной в информационной карте, содержится в извещении. Однако здесь есть такой пункт, как требования к участникам закупки и требования к документам заявки. Что касается требований к участникам закупки, то нужно помнить о существовании единых требований по ч. 1 ст. 31 44-ФЗ и дополнительных требованиях по ч. 2 ст. 31 44-ФЗ. Причем дополнительные требования могут быть установлены только в исключительных случаях, если применяются нормы Постановления Правительства РФ от 04.02.2015 № 99.

Согласно единым требованиям, у участников закупок не должно быть недоимки по налогам, сборам, в отношении них не должна проводиться процедура банкротства либо приостановления деятельности, он не должен являться офшорной компанией. По единым требованиям не нужно предоставлять справки из налоговой и судов. Достаточно просто продекларировать все требования в информационном письме.

Исключения составляют случаи, когда важно подтвердить, что деятельность, например, лицензированная. Тогда прикладывается нужный документ. Но ссылку о том, что нужен именно этот документ, заказчик делает в информационной карте. Если участник видит, что лицензия нужна, но уточнений о том, какая именно, не содержится, то он имеет право обратиться за разъяснениями к заказчику.

Суть дополнительных требований участнику тоже должна быть понятна. Требования могут предъявляться к опыту, наличию персонала, финансовым ресурсам, оборудованию. В любом случае через запросы можно уточнять у заказчика, что нужно приложить к заявке.

Закон 44-ФЗ устанавливает ограничения по времени подачи запросов на разъяснения заказчику. Например, по аукциону направить запрос можно не позднее чем за трое суток до конца подачи заявок. Заказчик должен ответить в течение двух дней. Если вы нарушили этот срок, то заказчик вправе не реагировать на запрос. Все сроки оговариваются в информационной карте.

Участник должен понимать, сможет ли он выполнить условие закупки — поставить конкретный товар — или нет, и как он должен прописать товар в заявке, чтобы его допустили, например, до аукциона либо признали соответствующим по конкурсу.

В первой части заявки участнику нужно приложить информацию о поставляемом товаре — его конкурентные показатели. Причем важно указать точные либо диапазонные значения (если заказчик просит указать именно такие значения). Если участник укажет значения не в том формате, заказчик отклонит заявку и не допустит его до следующего этапа.

При подготовке документации заказчик применяет знаки, символы, формулировки «не более», «не менее», «от», «до». В результате техническое задание превращается для участника в ребус, который ему нужно разгадать. Чтобы справиться с этой задачей и правильно указать тот или иной параметр, нужно обратиться к инструкции.

Логика заказчика иногда не совпадает с рассуждениями участника. Так, применяя в документации знак «> 10», он может подразумевать, например, что допускается значение менее 10, не равное 10, или что нужно указать значение больше 10 и т.д. И проблема заключается в том, что неправильное толкование символа приведет к признанию заявки несоответствующей.

Поскольку символы не всегда сходятся с математикой и общепринятыми значениями, то инструкция дает понять, как их понимает заказчик. С учетом этого документа участнику следует указывать характеристики своей заявки.

Разобравшись с тем, как прописать конкретные показатели товара, участник переходит к проекту контракта и анализирует его: сможет ли он поставить товар и выполнить все условия контракта или нет? Если какие-то условия он считает невыполнимыми, то ему лучше не участвовать в такой закупке. Невыполнение хотя бы одного пункта грозит попаданием в реестр недобросовестных поставщиков, а также штрафом из суммы обеспечения исполнения контракта.

В связи с рисками анализ части «Проект контакта» очень важен для участника. Если есть какие-то вопросы по проекту контракта, разумнее задать их заказчику через запрос на разъяснения.

Если участник после подачи заявки признается победителем, то он уже не может отказаться от заключения контракта. Не стоит в этом случае надеяться на протокол разногласий при подписании контракта — этот документ, в котором обязательно отражаются условия контракта, по которым есть разногласия, составляется только при выявлении опечаток, изменении несущественных условий. Существенные условия контракта не меняются.

Использование образцов и шаблонов при составлении заявки

Закон 44-ФЗ не содержит требований, обязующих участника применять формы заказчика. Его задача — указать все характеристики, которые важны для заказчика. В каком виде они будут предоставлены, решает участник.

Если рекомендованная форма не указана, то лучше всё заполнить по требованиям заказчика, иначе заявку могут отклонить.

С целью запутать участника недобросовестные заказчики прибегают к разным уловкам. И одна из них — публикация форм, которые нельзя заполнять в данной закупке, так как они нарушают 44-ФЗ.

Первая часть заявки на участие в открытом конкурсе в электронной форме должна содержать согласие участника, предложение участника о качественных, функциональных и экологических характеристиках объекта закупки. Если применяется национальный режим, то наименование страны происхождения поставляемого товара, а также конкретные показатели товара, соответствующие значениям, установленным конкурсной документацией, и указание на товарный знак (если есть).

Обратите внимание на то, что в первой части заявки на участие в открытом конкурсе не допускается указание сведений об участнике, подавшем заявку на участие в таком конкурсе, а также сведений о предполагаемой этим участником цене контракта. Таким образом не допускаются никакие данные о компании и квалификационные показатели. Поэтому, если по конкурсам в электронной форме приводится форма, в которой нужно поставить подпись или указать наименование участника, то эта форма неверная, она влечет отклонение по первым частям заявки.

Быстрый поиск и анализ коммерческих и государственных закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Источник