Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Методология внедрения электронного юридически значимого документооборота

Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) привлекают все больше внимания — предприятия взаимодействуют с партнерами, контрагентами, участвуют в гос.закупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных понятий и законодательства, определяющих и регулирующих юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

Как оптимизировать бизнес-процессы для получения максимальной выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота? Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов?

С 2010 г. в России началось формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения юридически значимого электронного документооборота, что позволило приравнять электронный документ к бумажному при соблюдении установленного порядка его оформления. Это позволило многим компаниям начать переход от бумажного к электронному ЮЗЭДО.

Процесс работы с юридически значимым электронным документооборотом в каждой компании в зависимости от ее размера, вида деятельности, организационной структуры и учетной политики различен, однако можно выделить схожие этапы обработки документов и сложности, с которыми сталкиваются компании.

Весь поток корпоративного документооборота можно разделить на три составляющие:

документы, поступающие от других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, составляемые внутри организации (внутренние).

Одним из основных для бизнеса видом документооборота считается обмен документами, которые являются обязательными при сопровождении сделки по купле-продаже товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг:

счет на оплату;
счет-фактура;
товарная накладная по форме ТОРГ-12;
товарно-транспортная накладная (ТТН);
акт выполненных работ;
акт сверки;
платежные документы;
договор и др.

Пример схемы бизнес-процесса обмена первичными документами между двумя контрагентами представлен на Рис. 1.

Рис. 1. Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании при работе с первичными бухгалтерскими документами:

длительность оформления документов;
рост дебиторской и кредиторской задолженности;
трудоемкость ручного поиска документов;
увеличение сроков аудита и риска штрафных санкций;
колоссальные затраты на поддержание бумажного архива;
отсутствие точных данных о статусе обработки документа;
риск потери документов и непрогнозируемые сроки обработки.

Для принятия решения о переходе к юридически значимому электронному документообороту необходимо оценить экономический эффект от такого перехода и степень готовности компании. В частности, необходимо:

проанализировать влияние электронного документооборота на методологию налогового учета;
оценить возможный экономический эффект от внедрения электронного документооборота;
определить перечень контрагентов, переход на электронный документооборот с которыми наиболее экономически эффективен;
проанализировать текущее состояние информационных систем, используемых в компании;
проанализировать общий уровень организации процессов.

Для того чтобы переход к юридически значимому электронному документообороту был наиболее безболезнен для Компании, перед началом внедрения необходимо провести ряд методологических работ.

Цели методологических работ

обеспечить четкую реализацию бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании;
повысить эффективность деятельности компании за счет оптимизации процессов внутреннего взаимодействия;
обеспечить прозрачность системы управления.

Бизнес-выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота и реализации методологических работ (на примере первичной документации)

Рис. 3. Достижение бизнес выгод

Уменьшение стоимости бизнес-процессов и повышения прозрачности компании за счет:

сокращения времени оформления документов поставщикам и клиентам;
сокращения роста дебиторской и кредиторской задолженности;
исключения ручного поиска документации;
сокращения сроков аудита и риска штрафных санкций;
снижения риска потери документов;
сокращения количества квалифицированного персонала.

Повышение оперативности и эффективности налогового учета;

Сокращение прямых издержек за счет исключения печати, доставки, хранения и утилизации бумажных документов;

Минимизация влияния человеческого фактора при обработке первичных документов;

Повышение достоверности, оперативности, надежности финансово-хозяйственного учета.

О конкретных шагах по переходу на электронный юридически значимый документооборот можно прочитать подробно по ссылке.

Источник

Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Разбираемся, зачем нужен ЭДО, как его внедрить в компанию, и с какими проблемами сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО

Системы электронного документооборота помогают:

хранить сортировать и редактировать документы в одном месте;
защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
согласовывать и доставлять документации — передавать документы через гораздо быстрее, чем через курьера;
быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.

Положение об ЭДО

Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.

Что прописывают в ЭДО:

Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

Приказ об ЭДО

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты, система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

ЭДО запускают поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. Проекты внедрения отличаются от компании к компании, но чаще всего включают:

Определение целей и задач — построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

Анализ системы делопроизводства. На этом этапе оценивают:

какие документы находятся в обороте компании сейчас;
какие регламенты делопроизводства приняла организация;
по каким маршрутам двигается документация;
порядки создания, согласования и подписания договоров;
правила регистрации входящих и исходящих документов;
порядок архивирования и уничтожения документов;
соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Оптимизация делопроизводства. Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.

Создание проекта автоматизации документооборота. Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Доработка программного обеспечения. Обычно организации покупают СЭД и, если нужно, заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

Внедрение документооборота. На этом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО — как в случае с «1С ЭДО», которая работает прямо в интерфейсе «1С:Предприятие» — ЭДО встраивают в программы, которые и так используют в компании.

Обучение сотрудников работе в СЭД. Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу внедрение электронного документооборота в организации.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система ЭДО.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Для подключения к системе «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» оставьте заявку на сайте компании, и региональный представитель свяжется с вами, чтобы обсудить условия сотрудничества. Филиалы компании есть во всех регионах страны.

Источник

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

В силу цифровизации всех сфер жизнедеятельности общества происходят изменения и в управленческой жизни организаций разных форм собственности (как в государственном, так и в частном секторах). Несомненно, основным инструментом любой управленческой деятельности является документ. Его роль в жизни организации известна каждому руководителю, только документ «способен» установить права и обязанности сторон, зафиксировать действия и факты, ход событий и т.д.

А в связи с развитием информационных технологий мы наблюдаем трансформацию бумажного документа в электронный, внедрение систем электронного документооборота 1 . За последние 10 лет в области документационного обеспечения управления 2 произошли значительные изменения. Особое влияние на стремительное развитие электронного взаимодействия оказало введение в России ограничительных мер, связанных с распространением COVID-19. Как никогда ранее актуальными и востребованными стали дистанционные, электронные формы работы, электронное взаимодействие, электронные документы.

См. статью «Современные тенденции развития СЭД» в № 7’ 2021

См. статью «Как могут наказать за нарушение ограничений, направленных на противодействие COVID-19» в № 7’ 2021

Жизненный цикл документа, в т.ч. электронного, включает оперативное хранение, передачу на архивное хранение либо уничтожение, которые регулируются Правилами организации хранения 2015 г. 3 Основной задачей при организации архивного хранения электронного документа является обеспечение его аутентичности и целостности на протяжении всего срока хранения, в т.ч. средств электронной подписи и средств проверки электронной подписи.

Далеко не каждое учреждение готово создавать архив электронных документов и организовать уничтожение электронных архивных документов в силу таких требований, как:

наличие серверного и иного технического оборудования, способного обеспечить хранение массивов документов и средств электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
организация и финансовое обеспечение работоспособности средств электронной подписи, а также средств проверки электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
четкая регламентация архивного хранения электронных документов на уровне учреждения;
кадровые ресурсы, способные обеспечить правовые и технические процессы организации архивного хранения электронных документов.

Именно поэтому организация ЭДО в учреждении, как правило, замыкается на движении проектов и оригиналов документов, а также их оперативном хранении. Однако при внедрении ЭДО в учреждениях наблюдается тенденция подмены электронного документа на электронную копию документа, которая не имеет юридической силы, кроме того наряду с этим появляется распечатка копии электронного документа, что противоречит принципам электронного документооборота. В конце концов, ЭДО внедряется в целях исключения бумажных документов и действий с ними.

См. новость «Законопроект для легитимизации замещающего сканирования и сопутствующих новшеств электронного документооборота» в № 6’ 2021

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020

См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021

легитимность всех действий с проектом электронного документа и электронным оригиналом документа, а также
наличие всех юридически значимых реквизитов электронного документа. Для внутренних целей (внутренняя переписка, внутриведомственная переписка, процессы визирования, подписи резолюций) достаточно использования простой подписи. Официальное межведомственное информационное взаимодействие осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи либо при наличии соответствующего соглашения – простой неквалифицированной электронной подписи.

См. ответ на вопрос про регламентацию применения простой электронной подписи Группой компаний в единой СЭД в № 7’ 2021

Подготовка к внедрению СЭД

Следует понимать, что внедрение новых технологий работы с документами в учреждении зачастую сопровождается отрицанием и сопротивлением со стороны работников, отторжением нового, непривычного. Именно поэтому при внедрении СЭД следует быть готовыми к необходимости преодоления психологических барьеров. От умения грамотно и доходчиво донести до своих работников преимущества электронных технологий работы с документами напрямую будет зависеть успех внедрения и развития СЭД в учреждении.

В нашем учреждении порядок работы с документами регламентируется Инструкцией по ДОУ. При внедрении СЭД помимо переработки и актуализации Инструкции по ДОУ мы разработали Регламент ЭДО. Он описывает порядок работы с документами в самой СЭД, т.е. дополняет инструкцию по ДОУ в определенной.

Источник

Внедрение СЭД в работу предприятий: плюсы и минусы

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Внедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь – автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Подготовка к внедрению

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы.

Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями:

потеря данных;
поступление информации не по месту назначения;
материалы приходят с опозданием;
приходят не те данные;
поставка информации является слишком дорогой.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления прекрасно знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации. Будет неплохо, если руководство предприятия попросит работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Также нужно уточнить следующую информацию:

Зачем нужен электронный документооборот?
В чем видится экономический эффект от внедрения СЭД? Какую выгоду смогут извлечь сотрудники предприятия? Как мотивировать сотрудников на введение системы?
Какие документы можно будет обрабатывать с помощью СЭД?
Какое количество документов придется переводить в электронный формат? Каким будет тираж данных материалов? Как часто вы производите реорганизацию предприятия?

Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Исследование имеющихся документов

Главная особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно.

Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают.

При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников. Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;
выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;
составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;
провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;
выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком;
выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Дополнения в исследовательском этапе

Кроме всего прочего, понадобится согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик).

План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта. Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы. Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы.

Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота предусматривает проведение анкетирования, запросов для получения данных, бесед, а затем – полного анализа информации. Все вопросы при анкетировании составляются таким образом, чтобы получить материалы по системе СЭД.

При проведении аналитической работы понадобится выявить возможности для совершенствования системы, которые могут пригодиться если не каждому сотруднику, то хотя бы руководителям отделов. Далее понадобится рассказать о преимуществах, которые будут получены пользователями после ввода в строй данной системы.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.

Подготовка ТЗ

Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, – в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках.

Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Остальные этапы

Актуальность внедрения СЭД уже ни у кого не вызывает сомнений. Поэтому переходим к следующему этапу – заключению договора. Он подразумевает утверждение технического задания, общей цены внедрения и объемов работы. Далее начинается подготовка технической инфраструктуры, закупается и устанавливается оборудование.

Затем необходимо установить ПО, рабочие места, проверить работоспособность и произвести настройку всей системы. В этом случае ведущую роль следует отдать специалистам отдела ДОУ – только они имеют полное представление о том, что должно получиться на выходе. После этого наступает один из ответственных этапов – обучение специалистов, которые будут обслуживать электронный документооборот.

Следующий этап связан с эксплуатацией системы. Необходимо проверить, как она будет вести себя в условиях, приближенных к реальности. Этот этап нужен, чтобы проверить, не имеются ли в СЭД отклонения от всех установленных требований и общего техзадания. Сотрудники предприятия проверяют функционирование уже настроенной системы.

На основе полученной информации о недостатках системы осуществляется ее корректировка. Служба ДОУ здесь должна проверить, в полном ли объеме были учтены требования заказчика, и как работает система с пользовательской точки зрения. После проведения проверки систему электронного документооборота допускается вводить в промышленную эксплуатацию. Поддержка системы, начиная с момента подписания акта о завершении разработок, осуществляется службами самого заказчика.

Источник

Внедрение системы электронного документооборота в вопросах и ответах

В этой статье мы подойдем к системам электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Внедрение СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота – сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

системы автоматизации делопроизводства и документооборота
системы управления потоками работ
системы организации и управления архивами документов
системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP – часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации ДОУ». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так — ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые, надеемся, помогут избежать многих типичных ошибок.

Совет №1 – определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 – определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 – обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи документооборота в территориально-распределенных организациях.

Совет №4 – выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 – проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 – не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте то, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение – этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего – некоторые внедренцы часто говорят, что внедрят систему в кратчайшие сроки, в этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
Масштаб внедряемой системы. Срок внедрения системы безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система – пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами – настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения – эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса внедрения.

Вопрос 4. Экономическая эффективность – миф или реальность?

В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Вывод: внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Подытоживая наши рассуждения, хочется еще раз обратить внимание руководителей предприятий, сотрудников служб документационного обеспечения управления и других специалистов на следующие моменты: На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Источник