Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам

Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам?

Согласно Порядку (утв. Приказом ФНС от 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме, в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки», формируемом спецоператором связи или самим налоговым органом (при отправке непосредственно в налоговый орган).

Факт того, что отчетность без ошибок загружена в информационную базу данных налогового органа, подтверждается электронным документом «Извещение о вводе». Если же в отчетности обнаружены неточности, то ИФНС вышлет «Уведомление об уточнении», получив которое налогоплательщик должен исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно выслать декларацию в ИФНС. При этом штрафные санкции за несвоевременное представление отчетности не взыскиваются, так как дата сдачи ранее уже зафиксирована в документе «Подтверждении даты отправки».

Табл. 1. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ИФНС

Тип документа

Начало имени файла

КНД

Информационное сообщение о достоверности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговый орган

Уведомление об уточнении налоговой декларации

Квитанция о приеме

Форма утв. Приказом ФНС России от 25.02 2009 №ММ-7-6/85@

Подтверждение даты отправки налогоплательщиком (представителем) декларации (расчета) в электронном виде

Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде

Форма утв. Приказом ФНС России от 25.02 2009 №ММ-7-6/85@

Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации

Извещение о получении электронного документа (документов) в электронном виде

Рис. 1. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу декларациипо налогу на прибыльв налоговый орган

Как видно из Рис. 1, документооборот включает файлы двух типов:

.xml-файл – это электронный вариант документа отчетности или подтверждающего его отправку документа, составленный по установленному ФНС формату;
sig-файл – это электронно-цифровая подпись (квалифицированная ЭЦП) уполномоченного лица, подписавшего документ, а именно: налогоплательщика, спецоператора или контролирующего органа. Для удобства связывания файла документа и его ЭЦП, имя последнего обычно образуется путем добавления к имени файла документа расширения «.sig». Таким образом, образуется файл ЭЦП, имя которого оканчивается на «.xml.sig». Почему «обычно», потому что программы некоторых спецоператоров так не поступают, чем затрудняют понимание пользователями и другими программами назначения и связи образуемых файлов.

Порядок обмена документами в электронном виде с ЭЦП между страхователями и Фондом социального страхования, утвержденный Приказом ФСС от 12.02.2010 №19 (в ред. от 14.06.2011), предполагает, что документом, подтверждающим сдачу формы 4-ФСС, является:

квитанция о получении Расчета или
квитанция о получении Расчета с ошибками

При получении квитанции с ошибками Фонд рекомендует внести исправления в форму 4-ФСС (в соответствии с протоколом ошибок) и повторно направить отчет на шлюз ФСС. В этом случае датой представления отчета будет считаться дата, указанная в первой сформированной квитанции за текущий отчетный период.

К документам, сопровождающим отправку формы 4-ФСС в электронном виде, относятся отчеты об ошибках форматного и/или логического контроля (при наличии таковых ошибок), а также квитанция (см. Табл. 2).

Табл. 2. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ФСС

Тип документа

Пример имени файла

Отчет об ошибках форматного контроля

3003-7597-7033-01-0000000000.txt, где последние 10 знаков – регистрационный номер в ФСС

Отчет об ошибках логического контроля

1.3 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ПФР

Согласно Распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007г. №190р, которым регламентируется электронный документооборот со страхователями, документом, подтверждающим факт представления отчетности в ПФР, является протокол контроля отчетности. Последний может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность заново.

Аналогично отчетности в ФНС, сформированные в электронном виде сведения персонифицированного учета и РСВ-1 обычно представляют собой файлы двух типов: «.xml» и «.xml.sig».

Рис. 2. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу пакета сведений в ПФР

2. Особенности хранения подтверждающих сдачу документов

Определившись с теми документами, которыми подтверждается факт сдачи отчетности в контролирующие органы, разберемся с местами их хранения/размещения.

Итак, по порядку. Отчетность в ФНС в электронном виде можно представить через:

спецоператора связи,
непосредственно в налоговый орган по безспецоператорной схеме, например, через систему ГНИВЦ-Прием Регион (схема ГПР) или через сайт ФНС России.

Если отчетность отправлена через сайт ФНС, то документ сданной отчетности и его ЭЦП, а также подтверждающие ее представление документы должны хранятся на сайте ФНС (см. Рис. 3).

Рис. 3. Отчетность и сопровождающие ее документы, отправленные через Портал ФНС

Все электронные документы, которыми обменивается налогоплательщик, спецоператор (если он участвует в электронном документообороте) и налоговый орган, обычно сохраняются в виде файлов двух форматов: «.xml», и «.xml.sig». Первый документ – это сформированный по установленному формату электронный файл документа. Второй – электронная подпись под документом уполномоченного лица.

Xml-файл можно открыть с помощью браузера, а вот «прочитать» его может только специалист, разбирающийся в форматах документов (см. пример файла на Рис. 4).

Рис. 4. Файл сообщения об ошибке в декларации, поступивший из ФНС

Просмотреть в удобном виде файлы с расширением «.xml.sig», содержащие ЭЦП, можно с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего проверять подписи под электронными документами. Одной и таких известных программ является КриптоАРМ – программа, предоставляющая диалоговый интерфейс для выполнения криптографических операций, таких как шифрование и расшифрование, формирование и проверка электронной подписи и других.

С хранением отчетности в ФСС ситуация несколько иная. Формы 4-ФСС, отправленные в электронном виде, поступают на единый для всей страны шлюз приема, где и хранятся квитанция об их приеме, являющиеся электронными юридически значимыми подтверждающими документами. При наличии ошибок на Шлюзе ФСС также можно найти протокол ошибок форматного и (или) логического контроля.

Рис. 5. Отображение состояния электронного документооборота с ФСС на Шлюзе приема

Для чтения квитанции ФСС предлагает страхователям воспользоваться программой ARM.exe, которая расшифровывает файл квитанции, имеющей расширение «.p7e», подписанный уполномоченным лицом ФСС.

С документами, подтверждающими представление отчетности в ПФР в электронном виде, ситуация тоже имеет свои особенности. Так, завершенный документооборот по персонифицированному учету, по требованиям ПФР, не подлежит хранению на серверах спецоператоров связи. Поэтому страхователи, использующие web-сервисы спецоператоров для отправки и хранения документов и желающие в любой момент просмотреть и при необходимости предоставить проверяющим их деятельность лицам не только саму отчетность в ПФР, но и документы, подтверждающие ее представление, должны своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого у таких спецоператоров предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».

Сохраненная на рабочую станцию страхователя отчетность и подтверждающие ее сдачу документы, как уже говорилось ранее, тоже обычно состоит из файлов двух типов: «.xml» и «.xml.sig» (см. Рис. 2). Просмотреть их можно также как и налоговую отчетность с помощью программного обеспечения, позволяющего расшифровывать и проверять подписи под электронными документами, например, программы КриптоАРМ.

Таким образом, для просмотра и надежного хранения документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы, компаниям рекомендуем:

регулярно сохранять в электронном архиве на своем диске комплекты электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы,
иметь возможность просматривать эти электронные документы с помощью специализированных программ. Но для этого такие программы, как вышеупомянутые КриптоАрм и ARM.exe не очень удобны. КриптоАрм, являяся универсальной, не позволяет просматривать xml-отчеты в удобочитаемом бухгалтером виде, а ARM.exe предназначена только для работы с расчетом 4-ФСС.

Для работы с архивом электронных документов компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ», разработана программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющая просматривать электронные документы, подготовленные в соответствии с требованиями ФНС, ПФР и ФСС России и форматами файлов документов для передачи их в электронном виде.

Программа позволяет в удобном для бухгалтера и проверяющего виде просматривать:

список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган (Рис. ),

электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР ( Рис. 7),

сведения о лице, его подписавшем и сертификате его электронной цифровой подписи ( Рис. 8),

данные об отправке документа в контролирующий орган,
данные о лице, получившем документ и сертификате его электронной цифровой подписи,
подтверждающие отправку и их доставку документы между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов (Рис. 9).

Программа будет полезной не только лицам, подготавливающим и принимающим отчетность в соответствии с требованиями закона, то есть налогоплательщикам и контролирующим органам – ФНС, ПФР, ФСС, но и лицам, желающим обмениваться электронными документами по своему желанию, например, кредитным организациям, принимающим отчетность заемщиков в электронном виде, их клиентам, аудиторам, руководителям финансовых подразделений.

Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» может применяться пользователями не только программы «Баланс-2W», но других программ подготовки электронной отчетности и абонентами любых специализированных операторов связи.

Источник

Извещения от ФСС будут приходить в электронном виде

Страхователи получают извещения от ФСС, если отправили неполные данные для оформления пособий. До сих пор документ отправляли только почтой и через ЛК страхователя. Теперь фонд запустил новый сервис и будет направлять извещения через операторов ЭДО. Покажем, как всё работает.

Почему это удобно

ФСС направляет страхователю извещение, если видит, что данные для оформления пособия неполные. У страхователя есть 5 дней, чтобы отправить в ответ реестр с дополненными сведениями. Срок отсчитывается с момента, когда компания получила это извещение. Если направить реестр позже, то возможен административный штраф в размере 300-500 руб. (часть 4 ст. 15.33 КоАП).

Нюанс в том, что считать днём получения.

Раньше ФСС направлял извещение заказным письмом, и через 6 рабочих дней считалось, что извещение получено. Но письмо могло идти дольше, а поступив в компанию, могло затеряться среди других документов. Параллельно ФСС направлял извещение в ЛК страхователя, но это не спасало: обычно компании заглядывают туда не часто. В итоге компания могла получить штраф, даже не зная о том, что должна была что-то отправить в ФСС.

Новый сервис снимает эту проблему. ФСС направляет извещение в электронном виде. Страхователь получает его через свою систему интернет-отчетности, например Экстерн, и подтверждает получение. Шанс пропустить документ сводятся к минимуму.

Если страхователь 5 дней не подтверждает, что получил извещение, вступает в силу старый сценарий: бумажное извещение и 6 дней, после которых оно считается полученным.

Как это работает

В Экстерне извещения от ФСС можно видеть в разделе «Пособия ФСС». Чтобы документы начали приходить, нужно подписаться на новые извещения в блоке «Настроить получение». Как получить извещение и отправить подтверждение, читайте в инструкции.

Источник

Извещение о получении результата обработки

Дата публикации 09.08.2017

Налогоплательщики, представляющие налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган в электронной форме, обязаны обеспечить получение документов от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Обязанность налогоплательщика считается исполненной при наличии у него:

договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту учета налогоплательщика;
квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

В случае, когда налогоплательщик действует через своего уполномоченного представителя, договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат должны быть у уполномоченного представителя.

Кроме того, в налоговый орган необходимо представить документ, подтверждающий полномочия уполномоченного представителя (доверенность) на получение документов от указанного налогового органа. Доверенность на уполномоченного представителя должна быть представлена в налоговый орган не позднее трех дней со дня предоставления уполномоченному представителю соответствующих полномочий.

Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем является руководитель организации и индивидуальный предприниматель. Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут являться только уполномоченными представителями, если они наделены соответствующими полномочиями.

В рамках вышеуказанных положений ФНС России разработала Порядок направления уведомления о получателе документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (Приложение № 1 к Письму ФНС России от 09.12.2016 № ЕД-4-15/23665@).

Уведомление о получателе документов представляется в налоговый орган с целью предоставить информацию налоговому органу о получателе документов. Представление уведомления не является обязательным, оно разработано для того, чтобы налоговый орган мог однозначно идентифицировать получателя документов.

Дело в том, что до появления указанного уведомления, требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом в адрес налогоплательщика, отправлялись инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. В некоторых случаях это способно вызвать путаницу, неполучение важных документов должностным лицом налогоплательщика и т.п.

Например, нередко встречается ситуация, когда из программы "1С:ЗУП" была отправлена отчетность, связанная с начислениями персоналу и учетная запись 1С-Отчетности, подключенная в "1С:ЗУП", оказалась последней при взаимодействии с ФНС. Когда ФНС отправляет, к примеру, требование о представлении пояснений по декларации по НДС, то это требование автоматически направляется по последней учетной записи, с которой налогоплательщик осуществил отправку. Таким образом, требование попадает в "1С:ЗУП", где оно не ожидается и организация может пропустить сроки подготовки документов в ответ на требование ФНС.

Уведомление о получателе документов имеет смысл отправить, когда:

отчетность в ФНС по организации отправляется из разных конфигураций "1С:Предприятия" (например, отчетность по зарплате — из "1С:ЗУП", а декларации в налоговую — из "1С:Бухгалтерии");

отчетность организации сдается через другую организацию-уполномоченного представителя.

Направление Уведомления о получателе документов не освобождает организацию от представления в налоговый орган доверенности, в случае если организация-налогоплательщик или индивидуальный предприниматель действует через своего уполномоченного представителя.

Уведомление представляется налогоплательщиком или уполномоченным представителем налогоплательщика в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Подготовка и отправка Уведомления о получателе документов

Проиллюстрируем как отправить Уведомление о получателе документов из программы "1С:Бухгалтерия 8" с помощью сервиса "1С-Отчетность".

Нажмите гиперссылку "Уведомления" в окне "1С-Отчетность" (рис. 1).

Нажмите кнопку "Создать" и выберите "Уведомление о получателе документов" (рис. 2).

В поле "От кого" укажите организацию-получателя документов из налогового органа (рис. 3).

В поле "Кому" выберите налоговую инспекцию, в которую направляется данное уведомление и из которой будут приходить документы.

Если организация имеет обособленные подразделения, зарегистрированные в одном налоговом органе, то установленный флажок "Для всех подразделений организаций" означает, что все документы по этим подразделениям будут приходить на указанную учетную запись (рис. 3).

При открытии формы уведомления, данные в форме заполняются значениями по умолчанию из элемента справочника "Организации". Если в элементе "Организации" определено, что отчетность представляет организация-уполномоченный представитель (рис. 4), то по умолчанию подставляются данные уполномоченного представителя.

Флажок "Задать вручную реквизиты получателя документов" (рис. 5) используется в следующих случаях:

для дополнительной проверки реквизитов получателя документов (можно ознакомиться и убедиться, что все в порядке);
для корректировки реквизитов получателя (идентификатора абонента и др.; как правило, подобные корректировки выполняет технический специалист);
для добавления (изменения) должностных лиц получателя документов.

Для отправки уведомления нажмите кнопку "Отправить" (рис. 6) и дождитесь протокола приема.

В случае представления в налоговый орган уведомления, в котором указан налогоплательщик, на которого распространяется действие ранее поданного уведомления, то ранее поданное уведомление считается отозванным, а новое уведомление становится актуальным (п. 11 Порядка).

Источник

Статусы обмена отчётностью в 1С

На линию консультаций 1С поступает много вопросов о циклах обмена отчётностью с контролирующими органами. Расскажем, что означают статусы обмена (зелёные пиктограммы-кружки) в 1С.

Обратите внимание, при отправке в ФНС и ПФР разное количество циклов обмена. У ФНС их 8, а у ПФР обычно всего 4.

Статусы обмена отчётностью с Федеральной налоговой службой (ФНС):

«Первичное сообщение, содержащее отчётность. Отправлено».

В отчёте была нажата кнопка «Отправить», отчёт зашифрован, подписан и отправлен на сервер оператора отчётности «Калуга Астрал».

«Подтверждение даты отправки. Получено».

Сервер «Калуга Астрал» получил отчёт клиента и выслал подтверждение. Формируется не позднее двух часов с момента отправки отчёта. После отправки подтверждения клиенту сервер оператора отправляет зашифрованный пакет в ФНС.

«Извещение о получении даты отправки. Отправлено».

Клиент получил подтверждение и выслал извещение о его получении серверу «Калуга Астрал».

«Извещение о получении отчёта».

Приёмный комплекс ФНС получил отчёт и выслал подтверждение. После его отправки приёмный комплекс ФНС отправляет зашифрованный пакет на компьютерную проверку xsd-схемы. Формируется не позднее четырёх часов с момента отправки отчёта.

«Результат приёма декларации. Получен».

Отчёт прошёл или не прошёл компьютерную проверку в ФНС на xsd-схему, в результате чего высылается либо Квитанция о приёме , либо Уведомление об отказе . Формируется не позднее одного рабочего дня с момента поступления извещения (пункт 4).

Если выслано уведомление об отказе , откройте цикл обмена двойным щелчком мыши по дате начала или дате завершения (для БП 2.0) в строке с отчётом рисунка и в открывшемся окне нажмите на « Результат приёма декларации » (он будет выделен красным цветом), а затем на гиперссылку «Уведомление об отказе». Исправьте ошибки, указанные в нём, заново сформируйте отчёт и отправьте как первичный. В БП 3.0 результат приёма можно открыть, нажав на « Не сдано » в колонке «Состояние» в регламентированных отчётах, и нажать кнопку «Открыть» в строке с уведомлением об отказе.
Если выслана Квитанция о приёме , отчёт прошёл компьютерную проверку на xsd-схему и отправлен на проверку налоговому инспектору.

«Извещение о получении результата приёма. Отправлено»

Клиент получил результат приёма и выслал извещение для сервера ФНС о его получении.

«Результат обработки деклараций. Получен».

Отчёт сдан или требуются уточнения по каким-либо данным, клиент получит либо Извещение о вводе , которое является подтверждающим документом о сдаче отчётности, либо Уведомление об уточнении . Формируется не позднее двух рабочих дней с момента поступления информации о приёме (пункт 5).

Если выслано уведомление об уточнении , откройте цикл обмена двойным щелчком мыши по дате начала или дате завершения (для БП 2.0) в строке с отчётом нажмите на «Результат обработки декларации», а затем на гиперссылку «Уведомление об уточнении». Откорректируйте информацию, указанную в нём, заново сформируйте отчёт и отправьте как корректирующий. В БП 3.0 результат обработки можно открыть, нажав в колонке «Состояние» в строке с отчётом в регламентированных отчётах, и нажать кнопку «Открыть» в строке с уведомлением об уточнении.

«Извещение о получении результата обработки. Получено»

Клиент получил результат обработки декларации и выслал извещение для сервера ФНС о его получении.

Все исходящие извещения формируются и отправляются автоматически при повторном обмене с сервером ЗАО «Калуга Астрал». Если индикатор с извещением отображается жёлтым цветом, значит извещение сформировано, но не отправлено. Нажмите повторно на кнопку «Обновить»/«Обменяться».

Если строка с отчётом выделена красным цветом в Журнале обмена, значит по данному отчёту поступило уведомление об отказе или произошла ошибка в цикле обмена. Откройте цикл обмена и посмотрите текст ошибки.

«Первичное сообщение, содержащее отчётность. Отправлено»

В отчёте была нажата кнопка «Отправить», отчёт зашифрован, подписан и отправлен на сервер оператора «Калуга Астрал».

«Квитанция о доставке отчётности».

Приёмный комплекс ПФР получил отчёт и выслал подтверждение о получении. После его отправки приёмный комплекс ПФР отправляет зашифрованный пакет на полную проверку. Формируется не позднее четырёх рабочих дней с момента отправки отчёта.

«Протокол контроля отчётности. Получен»

Отчёт сдан или не сдан, будет выслан положительный протокол – документ, подтверждающий сдачу отчётности, или отрицательный протокол с ошибками, которые требуется исправить и отправить отчёт повторно. Формируется в течение шести рабочих дней с момента отправки отчёта.

«Квитанция о доставке протокола контроля. Отправлена»

Клиент получил протокол отчётности и выслал квитанцию для сервера ПФР о его получении.

Если строка с отчётом выделена красным цветом в Журнале обмена, это означает, что по данному отчёту поступил отрицательный протокол или произошла ошибка в цикле обмена. Откройте цикл обмена и посмотрите текст ошибки.

Все исходящие извещения формируются и отправляются автоматически при повторном обмене с сервером «Калуга Астрал». Если индикатор с извещением отображается жёлтым цветом, значит извещение было сформировано, но не отправлено, требуется повторно нажать на кнопку «Обновить»/«Обменяться».

Если у вас есть ещё вопросы по сдаче отчётности в программах 1С, отправьте нам, ответим бесплатно в течение часа. Станьте нашим сопровождаемым Клиентом и пользуйтесь услугой проверки и помощи при формировании отчётности, уже включённой в тариф.

Источник