Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И, думаю, многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия. Хочется, чтобы предприятий, сотрудники которых могли бы присоединиться к известным строкам из стихотворения В.В. Маяковского «Прозаседавшиеся», становилось все меньше:

С волнением не уснешь.
Утро раннее.
Мечтой встречаю рассвет ранний:
«О хотя бы
Еще
Одно заседание
Относительно искоренения всех заседаний!».

Виды совещаний

Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

  • симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
  • конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
  • конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, ­регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

  • оперативное;
  • инструктивное;
  • проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

  • диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
  • автократическое — основывается на вопросах руководителя к участ­никам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
  • сегрегативное— доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участ­ники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию;
  • дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
  • свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

  • цель совещания,
  • основные вопросы для обсуждения,
  • состав участников,
  • место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. Пример 1).

Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее ­­доку­ментальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных ­вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм ­проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, ­существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, ­следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать читателям придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответст­венного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в ­Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

Источник

Подготовка и проведение делового совещания

Cтатья посвящена одной из форм деловой коммуникации – подготовке и проведению делового совещания. Рассматриваются порядок проведения совещания, модели участников совещания, роль председательствующего.

Деловая практика XXI века представляет собой новый этап в развитии деловых отношений, когда первостепенное значение приобретает профессиональная подготовка будущих специалистов в любой сфере общественной жизни. Вместе с тем, сегодняшнее, быстроменяющееся время, с новым образом мыслей и действий, предъявляет спрос на активных, предприимчивых, компетентных деловых людей. А это, в свою очередь, требует развития коммуникативных возможностей современного специалиста.

Каждый, кто стремиться добиться успехов в жизни, успешно продвигаться по карьерной лестнице, эффективно и грамотно общаться с людьми должен овладеть определенными знаниями и навыками в области межличностного и делового общения [1; 2].

В деловом общении важную роль играют совещания. От их успешного проведения зависит не только престиж людей и фирм, но также и сама возможность продолжения деловой деятельности.

Деловое совещание – форма совместного обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним [3].

Для достижения успеха в области деловых совещаний необходимо иметь представление об их видах и всевозможных правилах их проведения. Существует ряд несложных правил [4; 13].

Точное определение его темы и цели

Тема совещания – это предмет обсуждения. Чем точнее он сформулирован, тем больше шансов получить нужный результат. Лучше обозначить темы конкретно и в активном ключе. Например, вместо формулировки «Рост затрат в прошлом году» целесообразно записать: «Что сделать, чтобы снизить наши затраты?»

Цель совещания – это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Всем участникам совещания заранее рассылается повестка совещания, включающая в себя тему и цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос.

Круг участников совещания не должен быть большим, оптимальный вариант – 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество людей на совещании.

Время и продолжительность совещания должны быть хорошо продуманы. Внеплановые совещания выбивают из рабочего ритма, мешают сотрудникам распределять свое время и распоряжаться им, срывают руководителю запланированные встречи и дела. Целесообразнее всего устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине.

Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Однако если стремление закончить совещание вовремя станет самоцелью, то это может привести к тому, что ради экономии нескольких минут придется пожертвовать важной дискуссией и ценными идеями. Естественно, что в этом случае разумнее допустить исключение.

Читайте также:  Present Simple amp Present Continuous упражнения

Организация пространственной среды

Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников так, чтобы люди видели друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Следует позаботиться и о совместимости персонала. При равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже те, кто сидит рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались визави те, кто может эмоционально сорваться и помешать рассмотрению вопросов.

Размещение участников совещания

№ 1. Место, где сидит человек, ведущий заседание или председательствующий на совещании.

№ 2. Благоприятная позиция. Она расположена под углом 90° к начальственной и поэтому благоприятна для того, кто на ней располагается.

№ 3. Независимая позиция. Человек, сидящий на этом месте, пользуется на совещании определенной независимостью, что и демонстрирует занятая им позиция. Довольно большое расстояние до № 1 предполагает, что такому человеку нет нужды подсаживаться поближе к начальству.

№ 4. Конкурентная или оборонительная позиция. Для человека, сидящего на этом месте, стол играет роль барьера, отделяющего его от всех остальных. № 4 может быть как позицией соперничества (я не хочу быть рядом с вами), так и оборонительной (я нуждаюсь в защите при помощи барьера).

№ 5. Независимая позиция. Аналогична позиции №3.

№ 6. Благоприятная позиция. Аналогична позиции № 2. Пожалуй, лучшая.

№ 7. Позиция сотрудничества.

Человек, расположившийся в позиции № 7, находится в прямом и переносном смысле по ту же сторону стола, что и человек, занимающий позицию № 1. Данная позиция является идеальной в тех случаях, когда человек в позиции № 1 не испытывает неудобств от вашей близости.

Если человеку в позиции № 1 не нравится тот, кто расположился в позиции № 7, его недовольство всегда бросается в глаза окружающим. Начальник в позиции № 1 начинает откидываться назад, как бы пытаясь увеличить расстояние, или сильно наклоняется вперед, словно стараясь столкнуть сидящего с позиции № 7.

Если вам представилась вдруг возможность занять позицию № 7, позицию сотрудничества, мы настоятельно рекомендуем вам сделать это. Однако предварительно непременно удостоверьтесь, что вы не вторгаетесь на территорию человека, занимающего позицию № 1 [5].

Типовая модель участников совещания

В ходе совещания руководитель неизбежно столкнется с типовой моделью участников обсуждения. В соответствии с типовой реализацией поведения участников вырабатывается стратегия их нейтрализации. В обсуждении могут встретиться следующие типовые проявления.

  • «Агрессор» – критикует всех подряд, принижает статус других, не соглашается с тем, что предлагается. Целесообразно ставить перед ним вопрос «А вы что предлагаете?» и напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
  • «Блокировщик». Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо тактично напоминать ему, что он уходит в сторону, напоминать о цели и предмете обсуждения, задавать вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к этому обсуждению?»
  • «Удалившийся». Не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные темы. Следует предложить ему высказаться и внести свои предложения: «Какие предложения есть у вас?» или «А вы что думаете по поводу…?».
  • «Ищущий признания». Хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Имеет смысл ставить его на место вопросами: «То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения данного вопроса?».
  • «Прыгающий с темы на тему». Постоянно меняет тему разговора. Надо останавливать его вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»
  • «Доминирующий». Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими. Надо спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение — лишь только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения».
  • «Повеса». Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает смешные истории, беспечен, циничен. Следует спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания.
  • «Адвокат дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что, обвиняя, они часто докапываются до истины. Плохо то, что они отнимают слишком много времени и наносят немало ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.
  • «Государственные мужи». Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Таким государственным мужем должен быть руководитель совещания.

Порядок выступлений должен быть такой, чтобы очередность была обратной авторитету и положению выступающего. Тогда над участниками с низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег [6].

Роль председательствующего

Главная цель председателя на совещании – найти по всем вопросам повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему нужно обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждаемого в целом.

Председательствующий должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого не следует допускать отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, содержательный анализ и реальные предложения. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос [7; 8].

Одна из задач председательствующего – предварительно согласовать, а затем требовать соблюдения регламента. Чтобы не злоупотреблять вниманием слушателей, издавна применялись специальные приемы. Например, в некоторых племенах выступающий должен был стоять на одной ноге и поэтому старался говорить покороче. В датском парламенте устроено специальное приспособление, поднимающее трибуну по истечении отведенного докладчику времени все выше и выше. Смех и реплики присутствующих являются столь неприятным аккомпанементом, что мало найдется желающих испытать эту процедуру на себе. В помощь докладчику можно ставить песочные или шахматные часы.

Протоколирование и другие особенности

По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, то это могут делать по очереди сами участники.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки выполнения [9; 10].

Через каждые 40-45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах, так или иначе, продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности.

Принятие решений и завершение делового совещания

Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить – все устали и торопятся уйти. Но именно на этом конечном этапе могут затеряться хорошие идеи и действия.

Очень важно зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела.

Совещание завершается точно в назначенное время. Таким образом, руководитель обеспечит себе репутацию умелого организатора и опытного ведущего.

Завершая совещание, необходимо поблагодарить участников за участие в работе, сотрудничество в совместном решении проблемы и высказать в позитивном смысле несколько итоговых фраз. При необходимости надо уточнить возникшие неясности и ответить на все вопросы.

Соблюдение указанных правил, позволит значительно повысить эффективность совещаний.

В заключение отметим, что сегодня новые экономические и социальные условия выдвинули на первый план необходимость повышения коммуникативной компетентности. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься [11; 12].

Источник

Совещание: формирование повестки дня

По правде говоря, повестка дня, выходящая из-под пера большинства людей, имеет жалкий вид. Она мало чем отличается от списка вопросов, которые выносятся на обсуждение. Конечно, это лучше, чем ничего, однако ее справедливее называть памятной запиской, напоминающей о том, что нужно сделать.

Проработанная повестка дня помогает провести совещание быстрее, делает его более продуктивным и понятным для всех. Она предотвращает беспорядок и пустую трату времени, позволяет получить конкретный результат или решение по каждому пункту.

Значение хорошо подготовленной повестки дня становится очевидным на фоне того, что нередко происходит, когда список вопросов выдают за повестку.

Задумайтесь, как часто с приведенными ниже примерами приходится сталкиваться во время совещаний?

  • Вы тратите 20 минут на то, чтобы решить, какое из двух предложений следует принять: более дорогостоящее или дешевое. Стоимость потраченного вами и всеми остальными участниками совещания времени намного перекрывает любую экономию, которая может быть получена в результате обсуждения.
  • Получасовое обсуждение одного из вопросов повестки не дает результата, и поиски решения приходится откладывать на другой раз.
  • Вы рассматриваете задачи следующего года в течение 15 минут, а затем три четверти часа спорите о распределении мест на новой автостоянке.
  • Кто-то из участников совещания приходит неподготовленным к обсуждению вопроса потому, что неправильно понял соответствующий пункт повестки. Увидев, например, пункт «Выставка, организованная Национальным советом по электронике», он мог решить, что будет обсуждаться график выставочных мероприятий, и не принести с собой эскизы стенда.
  • После совещания вы по-прежнему не можете заниматься той или иной задачей, поскольку совещание так и не ответило на поставленный вопрос.

Скажем «нет» пустой трате времени и неэффективности. Ясная, хорошо проработанная повестка дня предотвращает затягивание совещания, позволит эффективно распределить время и предложить для обсуждения только те вопросы, которые имеют цель, — никаких туманных рассуждений, которые ведут в никуда.

Осталась малость — понять, что для этого нужно делать 🙂

ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ

Первое, что нужно сделать, это определить, какие вопросы следует выносить на обсуждение. Мысленно вы, конечно, уже представляете, о чем должна идти речь, плюс пожелания со стороны ваших сотрудников. Еще один немаловажный источник тем для обсуждения — протокол прошлого совещания (будем считать, что это не однократное мероприятие).

После того как перечень вопросов составлен, чаще всего оказывается, что слишком велик. Регулярное совещание коллектива не должно выходить за пределы часа — у людей на большее нет времени, да и вопросам, когда их слишком много, невозможно уделить должного внимания.

Читайте также:  Анализ урока физической культуры

Совещания команды проекта или совместные совещания отделов могут потребовать больше времени, но и они, как показывает практика, не должны длиться более двух часов. Вы стремитесь провести совещание по возможности быстрее, но каждый раз препятствием становится слишком длинный перечень вопросов.

Сократить повестку дня помогут следующие рекомендации:

  • Если повестка дня оказалась длиннее, чем обычно, перенесите несрочные вопросы на следующее совещание (конечно, этого не стоит делать, если вы знаете, что и в следующий раз повестка будет не менее длинной).
  • Подумайте над тем, нельзя ли какие-либо вопросы рассмотреть в более узком кругу или передать их руководству. Тогда решение по ним можно обнародовать на совещании без какого-либо обсуждения.
  • Возможно, более простым и продуктивным выходом будет проведение не одного, а нескольких совещаний. Если хорошо спланировать эти совещания, то не обязательно приглашать на каждое из них всех сотрудников. Это позволит также провести их быстрее (небольшие совещания всегда проходят быстрее).
  • Некоторые пункты повестки дня являются информационными. Мы рассмотрим их более подробно несколько позже, сейчас же отметим, что часто они не требуют вынесения на совещание — можно просто разослать соответствующий документ и исключить пункт из повестки.

УПОРЯДОЧЕНИЕ ПОВЕСТКИ

Второй этап — придание пунктам повестки определенного логического порядка. Это вовсе не означает, что самый важный пункт обязательно должен оказаться первым. Приведенные ниже рекомендации позволят эффективно упорядочить повестку.

СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛИ

Проанализируйте содержание каждого пункта повестки дня с учетом поставленной цели и убедитесь в том, что предлагаемые для обсуждения вопросы имеют отношение к данному совещанию. Уберите все нерелевантные вопросы — возможно, их следует обсудить в более узком кругу или вообще с одним-единственным человеком, которого они затрагивают напрямую, а не выносить на общее совещание.

НИКАКИХ ОТСТУПЛЕНИЙ

Один из лучших способов сберечь время на совещании — это запретить отступление от повестки, т.е. не давать людям выдумывать вопросы. Есть любители навязать аудитории в своих целях такой вопрос, к которому никто заведомо не готов. Иногда в самый последний момент просят включить в повестку дня дополнительный вопрос. Никогда не соглашайтесь на это, какими бы уважительными ни казались причины.

Первыми в повестке дня должны стоять вопросы, требующие неотложного решения. Совещание может начаться вовремя, однако всегда существует вероятность того, что какое-нибудь непредвиденное обстоятельство (тот же пожар) не даст довести его до конца.

  • Иногда один вопрос зависит от решения другого, это должно найти отражение в повестке. Например, обсуждать график мероприятий на выставке, организованной Национальным советом по электронике, не стоит до тех пор, пока вы не решили, будете ли участвовать в ней.
  • Имеет смысл сгруппировать взаимосвязанные вопросы так, чтобы людям не пришлось перескакивать с одной темы на другую и обратно во время совещания.

Это были логические соображения, но на порядок вопросов в повестке дня влияют еще и психологические факторы.

  • Люди обычно лучше соображают и более активны в начале совещания, поэтому вопросы, требующие свежих идей и изобретательности, лучше передвинуть вперед.
  • Внимание притупляется через 15-20 минут, именно в этот момент лучше всего начать обсуждение злободневного вопроса, который взбодрит присутствующих.
  • Одни вопросы сплачивают людей, другие разобщают. Учитывайте это при формировании повестки. Может быть, вам лучше начать с того, что объединяет, а затем перейти к более спорным вопросам. Возможно, наоборот. Так или иначе, вам необходимо понимать, что вы делаете, поскольку настроение собравшихся может измениться кардинальным образом.

ПОЯСНЕНИЯ

То, что находится в вашем распоряжении, это еще не повестка дня; это всего лишь список тем для обсуждения. Теперь вам нужно превратить его в повестку. Для этого необходимо раскрыть подробности. Ясность для повестки более важна, чем краткость. Не страшно, если ваша повестка не умещается на одном листе, коль скоро она помогает всем понять, о чем пойдет речь на совещании.

Мы вовсе не хотим сказать, что по каждому вопросу нужно написать целый очерк. Но вы должны дать ясное представление, какой именно аспект темы будет находиться в центре внимания, иначе люди не смогут подготовиться к совещанию должным образом. Не ограничивайтесь фразой «О новой брошюре»; намного лучше написать так: «Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости» и приложить калькуляцию, конечно. В противном случае большинство не будет знать, что вы намерены вынести на обсуждение — формат, дизайн, содержание или график подготовки.

Если вы сформулируете предмет обсуждения ясно, пункт вашей повестки дня может выглядеть следующим образом:

Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:

  • формат;
  • дизайн;
  • содержание;
  • график подготовки.

Это уже кое-что. Теперь каждый может точно сказать, что выносится на обсуждение, прочитать необходимые материалы и подготовить соображения. Однако есть еще одна сторона вопроса. Мы можем прекрасно знать, о чем идет речь, но не иметь ни малейшего представления, для чего нужна дискуссия.

Совещания проводятся вовсе не для того, чтобы поговорить о том о сем ради удовольствия. У кого есть для этого время? Только не у вас. Обсуждение должно преследовать определенную цель, приносить определенный результат. Спросите, какой?

Существуют лишь три цели, ради которых стоит включать вопросы в повестку дня:

  • сообщить информацию;
  • инициировать действие;
  • принять решение.

Рассмотрим их немного подробнее и покажем, что любой вопрос так или иначе попадает в одну из этих категорий.

ИНФОРМАЦИЯ

Нет смысла тратить время собравшихся на информацию, которую можно легко распространить на бумаге. Информацию следует выносить на совещание в виде пункта повестки только в том случае, если сообщение должно исходить от первого лица.

Это может потребоваться, если:

  • информация требует разъяснений и вызывает у людей вопросы; информация должна исходить от конкретного лица;
  • информация имеет очень большое значение для присутствующих на совещании.

На совещания, например, нередко выносятся отчеты о ходе реализации проектов, которые вызывают у присутствующих вопросы.

ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

Подпункты одного и того же вопроса в повестке неплохо было бы выделить каким-нибудь специальным знаком.

ДЕЙСТВИЕ

Вопросам, попадающим в эту категорию, обычно предшествует дискуссия.

В конце ее определяется действие, которое должно произойти. Существует множество разновидностей подобных вопросов, например:

  • согласование конкретной даты созыва следующего совещания;
  • образование нового комитета, который должен детально разобраться с вопросом и доложить о результатах;
  • принятие конкретных мер: от назначения нового дизайнера и сокращения времени подтверждения приема онлайнового заказа до 10 минут до изменения вида упаковки с тем, чтобы легче было открывать.

РЕШЕНИЕ

К этой категории относятся все вопросы, по которым совещание должно принять решение. Многие вопросы предыдущей категории так или иначе делегируют кому-либо принятие решений — все сообща одобряют политику, а кто-то получает возможность принимать решения, не вынося их на совещание. Однако вопросы данной категории имеют слишком большое значение, чтобы делегировать их решение кому-либо. Они нередко начинаются с политики, но совещание должно решить: «Как нам реализовать это?» Зачастую согласие совещания нужно по психологическим соображениям, т.е. для того, чтобы создать у всех впечатление участия в процессе принятия решения.

Итак, можно со всей определенностью утверждать, что вам нужно обсудить тот или иной пункт повестки, но обсуждение неизменно должно приносить определенный результат. Это не пустой разговор, в конце его необходимо принять решение или согласовать действие, которое позволяет продвинуться дальше.

Возможно, для вас очевидно, к какому результату должно привести обсуждение каждого пункта повестки, но пусть об этом узнают и все остальные. Укажите его в повестке дня. Конечно, ее объем может значительно увеличиться, но это не страшно. Чем более информативной она будет, тем лучше смогут подготовиться участники совещания к обсуждению вопросов.

Пункт повестки «Новая брошюра» теперь приобретает следующий вид:

Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:

  • формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.
  • дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
  • содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
  • график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Возникает вопрос, где взять время для разработки подобной повестки дня? Не беспокойтесь, на самом деле его требуется не так уж и много. Вся информация уже в ваших руках, изложите ее в письменном виде. Теперь, когда это сделано, у вас появляются собственные соображения, и идет процесс анализа. Остается лишь письменно оформить хорошо проработанную повестку дня.

ДЕЛАЙТЕ ЗАМЕТКИ

Вы прекрасно знаете, какие совещания вам предстоит проводить. Попробуйте делать заметки к каждому из них. Как только что-нибудь случается или возникает мысль, фиксируйте это на бумаге. Попробуйте обдумывать вопросы, пока вы ожидаете ответа на телефонный звонок или подключения к сети через модем. К моменту составления повестки дня основные пункты с детальной расшифровкой наверняка будут уже готовы.

РЕГЛАМЕНТ

С повесткой дня мы почти закончили. Однако есть еще один штрих, которого ей не хватает, чтобы стать действительно полезным инструментом. Необходимо определить регламент, т.е. установить продолжительность обсуждения каждого вопроса. На практике этим мало кто занимается, но это вовсе не значит, что так должно быть. Если пустая трата времени для вас непозволительная роскошь, вам просто необходимо знать, сколько времени действительно требуется на то или иное дело.

Допустим, в повестке дня восемь пунктов, а совещание не должно продолжаться более одного часа. Как избежать ситуации, при которой обсуждение первого пункта растягивается настолько, что на остальные вопросы не остается времени? Очень просто — заранее отвести определенное время на каждый пункт повестки.

Вряд ли стоит делить время совещания на восемь равных частей. Понятно, что обсуждение предложения совместить функции продажи и маркетинга займет больше времени, чем согласование даты следующего совещания.

При выработке регламента исходите из двух соображений:

  1. Сколько времени на обсуждение вопроса требуется;
  2. Сколько времени вопрос заслуживает.

На решение простых вопросов порой достаточно всего нескольких минут, а важные вопросы требуют более длительного обсуждения. При работе над регламентом опирайтесь на свой опыт и здравый смысл, следите за тем, чтобы суммарное время обсуждения не превышало время, отведенное на совещание.

Читайте также:  Притяжательные имена прилагательные определение правописание примеры

Теперь проставьте время, отведенное на обсуждение, напротив каждого пункта повестки так, чтобы люди настроились либо на обстоятельную дискуссию, либо на быстрое перечисление основных моментов. Проще всего обозначить время начала обсуждения каждого вопроса — так удобнее контролировать ход совещания.

В окончательном варианте пункт повестки дня выглядит следующим образом:

Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости: 10.35

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

  • дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
  • содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
  • график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Ну вот, пожалуй, и вся наука составления настоящей повестки дня и лучший способ добиться того, чтобы люди пришли на совещание подготовленными к разговору по каждому вопросу. Когда дело дойдет до совещания, вы убедитесь, что половина битвы уже выиграна.

ОГРАНИЧЕНИЕ СЛОВОБЛУДИЯ

Если среди присутствующих на совещании есть любители порассуждать, заранее предупредите их о времени, отведенном на это в повестке, и ограничивайте продолжительность выступления до разумных пределов. Проще всего это сделать в самом начале. Обсуждение вопроса можно предварить такими словами: «Переходим к пункту 3. Мы с Иваном считаем, что на этот вопрос вполне хватит десяти минут, не так ли, Иван?»

Источник



Технология проведения делового совещания

В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

1 этап: Подготовка совещания

Подготовка совещания включает:

— подготовка доклада и проекта решения;

— подготовка документов и помещения.

Запланированные совещания проводят обычно по графику, который составляется на месяц (квартал).

График согласовывают с общим распорядком дня предприятия. Он состоит из следующих пунктов:

1. Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.).

2. Время проведения (день недели и часы дня), например: второй и четвертый вторник в 16 час. 30 мин.

3. Место проведения.

4. Состав присутствующих.

В случае необходимости график дополняют повесткой дня.

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее оговоренного повестки дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подразделения.

Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных обязанностей отвлекаются, как правило, руководящие работники, имеющие высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников требует меньших затрат, чем проведение совещания. Таким образом, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательно обдумать.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка целей и задач совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснения информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности и др.); обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определение задач и путей их выполнения; стимулирования новых идей и предложений; выработки и принятия коллективного решения, разборки конфликтных ситуаций;увязывания общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы различных структур управления; обсуждения запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщение новой информации, согласования действий в сложившейся ситуации и т.д.). Повестка дня совещания должна содержать оптимальное количество вопросов (обычно он состоит из одного-двух пунктов), их формулировка должна быть четкой и понятной для всех участников совещания.

Разрабатывая повестку дня, необходимо соблюдать логично и психологично оправданной последовательности рассмотрения вопросов.

Первыми в повестку дня включают вопросы, по которым не предусматривается острая полемика. Затем обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия по которым может быть острой и продолжительной.

Указанный порядок позволяет начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предвзятости, ослабить внимание эмоциональных факторов. Может быть рекомендован и другой подход. Если в повестке дня несколько вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех присутствующих, а затем в более узком кругу, те которые оставшиеся.

Состав участников совещания устанавливают согласно с ее целью и повесткой дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более 20 чел. Неоправданное увеличение численности осложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает у присутствующих чувство неудовлетворенности, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорционален количеству его участников.

В том случае, когда речь идет о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определен постоянный контингент участников.

Дата и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Продолжительность совещания не должно превышать 1,5 часа, а оперативного — 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить более одного совещания в день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении о проведении совещания отмечают часы его начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначено, например на 14 ч., и работник не знает, когда оно закончится, тогда это не дает ему возможности назначить деловые встречи, договориться о совместной работе и др.

Определяя возможную длительность совещания, можно ориентироваться на такие, достаточно условные расчеты: доклад — 15-20 мин., ответы докладчика на вопросы — 5-7, выступление — 2-5, изложение проекта решения — 3-5, обсуждение и принятие решения — 8-10 мин. Итак, продолжительность обсуждения одного вопроса не должна превышать 45-50 мин. Следует учитывать, что через 20 — 30 мин. дебатов по одному вопросу люди теряют к нему интерес.

Способ оповещения участников зависит от условий работы и расположения организации, круга участников, технических средств. При этом используют график, доводят до сведения всех участников, объявления, приглашения, сообщение по телефону или радиосети и др. Не рекомендуется использовать фразу «Присутствие обязательно». Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросов у адресата.

Подготовка доклада и проекта решения

Подготовка доклада предусматривает: выбор докладчика, собственно подготовку доклада, его обсуждения и корректировки.

При выборе докладчика учитывают следующие факторы:

— значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

— наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

— необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которым руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия хозяйствования на многочисленных собраниях трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило, не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

— желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или иных мероприятий.

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения.

План доклада может состоять из следующих пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), заключение.

Во введении формулируют цель (задачу) совещания, положения, определяющие ее актуальность, предполагаемые результаты (выработать рекомендации, принять решение и т.д.).Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, подлежащие рассмотрению, подают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Рекомендации следует выделить особо. В ряде случаев целесообразно подавать альтернативные варианты, чтобы присутствующие могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае речь идет о кратком перечне основных положений доклада, во втором — на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в заключении не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов, руководителей, работников, которые его выполняли.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулировки с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию заранее передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний выше, чем традиционных. Участники имеют возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательно продумать свою позицию.

Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет цель:

— сократить время на изложение доклада;

— убедиться в том, что все знакомы с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

— сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные положения, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и т.п.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать заранее.

Подготовка участников к совещанию предусматривает:

— определение своей роли в решении задач, поставленных перед совещанием, выяснение своей позиции по вопросам, которые предполагается обсудить;

— подробное ознакомление с документами;

— четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

— подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

— подготовку текста выступления.

Помещение подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещения, где проводят совещание, как правило, это кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Источник