Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Читайте также:  Викторина на урок музыки знание музыкальных инструментов

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

Источник

Как быстро придумать отличный адрес для электронной почты

Доброго времени, уважаемые читатели. Недавно друг рассказал очень смешную историю. Он, как и я, делает сайты на заказ. Однажды в его фирму приходит солидная женщина в возрасте, где-то около пятидесяти. Они долго разговаривают, договариваются о том, что и как будет выглядеть, все решают и по итогу он просил ее оставить email.

«Кошечка, собака, Яндекс», — немного смутившись называет она. Она уходит, и его сотрудник, начинает подшучивать: «Мяу», «Ррр», «А тетя-то еще ого-го!». Как в дешевом фильме в этот момент она появляется в дверном проеме, широко улыбается: «Я у вас телефон на столе оставила».

Сегодня будем разговаривать о том, как придумать электронную почту, за которую не стыдно. Помните, как правило, даже если у вас 5-6 ящиков, для важных дел вы используете всегда только одну.

Не важно придумали вы ее для себя или для работы, просьба оставить адрес рождает в голове только одно название. И если это «сексуальный-Олег» или «Ми-ми-Марина», то так оно и будет.

Несколько важных правил

У меня действительно несколько почтовых ящиков. Один очень старый, его я использую для важных дел. Он синхронизирован с телефоном, планшетом, на него подключен плей маркет, ютуб, на него оформлены две подписки с сайтов, за которыми я слежу.

Еще 3 или 4 e-mail у меня для различного спама – оставить в магазине для получения клубной карты, зарегистрироваться на не очень нужном сервисе. Рекомендую вам сделать то же самое. Телефон не будет постоянно мучить уведомлениями, и вы не пропустите ценную информацию.

Я не советую плодить аккаунты. Двух будет вполне достаточно. Одна для важных вещей, вторая для второстепенных. И тем не менее, когда вы придумываете название для обоих старайтесь придерживаться одних и тех же правил.

Я сейчас расскажу каких именно.

  • Старайтесь, чтобы логин (первая часть имени до символа «@») был не слишком длинным.

Если, к примеру, это 10 знаков, то можно без труда допустить ошибку в написании и письмо уйдет не туда. Да и многие ваши друзья сойдут с ума, пока введут на английской раскладке «paramonova.ekaterina» или «Pasternak.Terranuschenskaya.Svetlana».

Хорошо, когда использовать имена в почте, если вас зовут Гус Болт или Дин Кунц. Если ФИО достаточно длинное, то ваши коллеги и друзья больше обрадуются решению использовать инициалы.

К примеру, одна моя знакомая рассказывала, как много лет назад использовала адрес «AZ» на mail, чуть позже, когда она потеряла пароль, то решила завести новый ящик уже на Gmail, но к тому времени ее инициалы сменились, так как оба варианта были заняты она просто написала «neaz». Ей было легко запомнить ящик благодаря своей ассоциации, а друзья просто благодарили ее за короткое имя.

Источник

Электронная почта

Сегодня без электронной почты практически невозможно вести полноценную жизнь в интернете – она нужна для регистрации на сайтах интернет-магазинов, соцсетей, рабочих сервисов и инструментов, на электронку приходят уведомления, выписки с кредитной карты, полезные email-рассылки и письма от друзей.

Читайте также:  Онлайн гадание 171 Книга судеб 187 300 вопросов с ответами

Поэтому если у вас все еще нет почтового ящика, самое время это исправить. В Рунете самыми популярными сервисами для отправки бесплатной электронной почты являются Яндекс, Mail.ru, и Gmail.

Почтовый ящик от Яндекс

Создание электронной почты

Чтобы зарегистрировать электронную почту на Яндексе, заходим на yandex.ru. В правом верхнем углу страницы будет блок «Почта». Нажимаем «Завести почту»:

Заполняем поля с информацией. Очень желательно указать контактный номер телефона, он может пригодиться, например, при восстановлении пароля от электронной почты.

Почтовый ящик на Яндекс создан. Остается оформить его по желанию:

Связать с другими электронными ящиками (если есть такая необходимость):

Как только почтовый ящик создан, там уже лежать два письма от команды Яндекс.Почты с полезными советами, которые сделают работу с email еще удобнее.

Как написать письмо

Чтобы отправить письмо по электронной почте, кликаем на кнопку Написать в верхней части экрана:

В поле Кому указываем адрес электронной почты получателя письма, в поле Тема – краткую суть вопроса, по которому пишете.

При написании письма можно воспользоваться встроенным редактором для оформления текста. Также можно воспользоваться встроенным переводчиком:

Чтобы прикрепить к письму какой-либо файл, нужно нажать на специальную кнопку в виде скрепки:

Перед тем как отправить письмо, можно задать специальные уведомления – Напомнить (уведомление придет, если ответ на письмо не будет получен в течение определенного периода времени) и Уведомить (уведомление придет, когда отправленное письмо будет получено).

Работа с письмами

По умолчанию основной страницей Яндекс.Почты является папка Входящие. Чтобы ответить на письмо, его нужно открыть. Для работы с письмами в данной папке также есть специальное меню:

  • Переслать – отправить письмо другому пользователю,
  • Удалить – переместить письмо в папку Удаленные,
  • Это спам! – переместить письмо в папку Спам (если переместить несколько писем с одного адреса, система запомнит и впоследствии будет автоматически перемещать письма),
  • Не прочитано – на открытое письмо можно поставить пометку как у непрочитанного,
  • Метка – к письму можно прикрепить метку Важное/Не прочитано или создать собственную метку,
  • В папку – письмо можно переместить в любую папку,
  • Закрепить – письмо зафиксируется в верхней части страницы.

Кроме папки входящие в почтовом ящике от Яндекса есть и другие:

  • В папке Отправленные хранятся письма, которые были отправлены с данного почтового ящика.
  • Аналогично с Удаленными.
  • В папку Спам попадает нежелательная почта, содержащая навязчивую рекламу и потенциальные угрозы, однако, иногда алгоритмы ошибаются и туда попадают важные письма. Поэтому время от времени папку Спам лучше просматривать.
  • В папку Черновики попадают все письма, которые были созданы в данном почтовом ящике, но не были отправлены.

Также по желанию можно создать любую дополнительную папку.

Настройки почтового ящика

В правом верхнем углу есть значок шестеренки, клик по которому открывает меню настроек почтового ящика.

Доступные пользователю настройки:

  • Изменение личных данных, подписи, портрета.
  • Правила обработки писем – черный и белый списки, сортировка, переадресация, уведомления, автоответчик.
  • Создание и редактирование папок и меток.
  • Настройка сбора почты с других ящиков.
  • Настройки безопасности – пароль, подтверждение номера телефона, журнал посещений.
  • Оформление почтового ящика определенной темой.
  • Контакты – сбор почтовых адресов, их отображение.
  • Включение блока для записи дел.
  • Прочие настройки, куда входят настройки отображения списка писем, общего интерфейса почты, редактирования письма, уведомлений.

Как удалить почтовый ящик

Чтобы удалить почтовый ящик (не аккаунт), нужно зайти в Настройки и перейти по ссылке в нижней части страницы.

Затем нужно прочитать предупреждение от Яндекса о последствиях удаления почты и пройти проверку безопасности:

Почтовый ящик от Mail.ru

Создание почтового ящика

Чтобы создать электронную почту, заходим на сайт mail.ru и в левом верхнем углу нажимаем Регистрация в почте.

Несколько финальных штрихов:

Все, почтовый ящик создан, можно начинать работу.

Как написать письмо

Чтобы отправить письмо по электронной почте, на главной странице ящика в верхнем левом углу находим кнопку Написать письмо:

В поле Кому указываем адрес электронной почты пользователя, которому хотим отправить письмо (если хотим отправить нескольким людям, но так, чтобы они не видели адреса друг друга, пользуемся функцией скрытая копия). В поле Тема — пара слов о сути письма.

При написании письма можно воспользоваться встроенным редактором, а также использовать в оформлении стили и открытки.

К письму можно прикрепить файлы – с компьютера, из почты или Облака от Mail.ru.

Письмо можно отметить значком Важное, задать уведомление о получении, настроить напоминание, если ответ на отправленное письмо не пришел, а также выбрать время отправки.

Как только письмо готово, нажимаем отправить.

Работа с письмами

Главной страницей почтового ящика является папка Входящие. Они отображаются единым списком по порядку получения, но в правой части страницы можно задать другое условие:

К письмам в папке Входящие можно применить следующие действия:

  • Удалить
  • Отметить как спам
  • Переместить в другую папку
  • Пометить прочитанным/непрочитанным
  • Поставить/снять флажок Важное
  • Добавить адрес отправителя в контакты
  • Создать фильтр по адресу отправителя
  • Найти все письма, отправленные с определенного адреса
  • Переслать письмо как вложение

В правом верхнем углу есть быстрый фильтр для непрочитанных писем, с флажком и с вложениями.

Помимо папки Входящие в почте есть также папки:

  • Отправленные
  • Черновики, где хранятся письма, которые были созданы, но не отправлены
  • Спам, куда попадает нежелательная почта
  • Корзина

Настройки почтового ящика

Ссылка на Настройки почтового ящика находится в верхней панели:

В данном разделе можно изменить/настроить следующее:

  • Личные данные,
  • Подпись в письме,
  • Пароль и данные для его восстановления,
  • Автоматическая фильтрация писем,
  • Сбор почты с других email-ящиков,
  • Автоответчик,
  • Работа с письмами (группировка, подписка на рассылки, адресная книга, предпросмотр ссылок),
  • Тема оформления почтового ящика,
  • Создание и настройка папок,
  • Уведомления о новых письмах,
  • Настройка Mail.ru-агента и веб-агента,
  • Создание и настройка анонимных адресов.
Читайте также:  Вопросы и ответы на собеседовании по Python 2021

Чтобы удалить почтовый ящик, нужно перейти на специальную страницу https://account.mail.ru/user/delete

Чтобы восстановить почтовый ящик, нужно на главной странице Mail.ru ввести логин и пароль. Почтовый ящик вновь заработает, однако, его прежнее содержимое восстановлено не будет.

Почтовый ящик Gmail

Gmail – популярный сервис электронной почты от компании Google. Чтобы создать почтовый ящик на Gmail, заходим на страницу www.google.ru. Чтобы получить email, необходимо создать профиль в Google.

После создания аккаунта его можно использовать для входа в Gmail и другие сервисы Google.

Как создать письмо в Gmail

Чтобы отправить письмо по электронной почте, будучи залогиненным в Google выбираем на главной странице Gmail/Почта

Попадаем в почтовый ящик и выбираем Написать:

В правом нижнем углу появляется окошко. Если такой формат неудобен, можно развернуть его на весь экран:

В строке Получатели вводим адреса электронной почты тех, кому нужно отправить письмо. В Теме – основную суть письма кратко. В большом поле вводим нужный текст. В нижней панели расположен текстовый редактор, а также функционал для добавления картинок, файлов и смайликов. Рядом со значком Корзина есть стрелка, по клику на которую появляется дополнительное меню.

Как только письмо готово, нажимаем Отправить.

Работа с письмами

Основной страницей сервиса по умолчанию является папка Входящие. Чтобы работать с письмами в этой папке (а также в любой другой), необходимо их выделить, отметив галочку в окошке слева от письма.

Действия, которые можно применять к выделенным письмам:

  • Архивировать,
  • Отправить в спам,
  • Удалить,
  • Переместить в другую папку,
  • Добавить ярлык,
  • Отметить как прочитанное/ важное,
  • Фильтровать,
  • Игнорировать.

Кроме папки Входящие доступны папки:

  • Помеченные,
  • Важные,
  • Отправленные,
  • Черновики,
  • Спам,
  • Корзина,
  • Чаты Hangouts.

Также есть папки для распределения писем по категориям – например, рецепты, соцсети, путешествия.

Настройки почтового ящика

В правом верхнем углу страницы есть значок шестеренки, клик по которому открывает краткое меню настроек:

  • Интерфейс,
  • Папка Входящие,
  • Темы,
  • Возможность оставить отзыв,
  • Справка,
  • Расширенные настройки.

По клику на Настройки открывается расширенный список:

  • Общие настройки (язык, изображения, стиль текста, быстрые клавиши, ярлыки и т.д.)
  • Ярлыки,
  • Папка Входящие,
  • Аккаунты и импорт почты из других почтовых ящиков,
  • Фильтры и заблокированные адреса,
  • Пересылка писем Gmail и их получение через сторонние почтовые сервисы,
  • Чат Hangouts,
  • Лаборатория, где можно включить/выключить функционал, который тестируется,
  • Темы оформления.

Чтобы удалить почтовый ящик, на главной странице щелкаем на значок профиля и выбираем Мой аккаунт:

Выбираем отключение сервисов и удаление аккаунта.

Выбираем Удалить сервисы

Система потребует ввести пароль, после чего появится вот такая панель, где можно отключать ненужные сервисы, нажав на значок Корзина.

Чтобы восстановить удаленный почтовый ящик, нужно ввести логин от электронной почты и следовать инструкции системы на главной странице Gmail.

Прочие сервисы электронной почты

Создать электронный ящик можно и на других сервисах, например, Рамблер, Yahoo!, Hotmail. Все они устроены похожим образом, и могут отличаться только настройками и удобством интерфейса.

Источник



Создание корректного адреса электронной почты, как написать

В настоящее время многие люди не могут обойтись без использования электронной почты. Онлайн-общение приобрело широкую популярность. Огромное количество и личных, и деловых вопросов решаются с помощью этого современного сервиса. Ведь это быстро, просто и невероятно удобно! Такая система обмена данными доступна всем обладателям персональных компьютеров и мобильных устройств.

Потому необходимо знать о том, что же собой представляет электронная почта и как нужно правильно писать электронный адрес. Этот сервис позволяет быстро связаться с тем или иным человеком, отослать какую-то значимую документацию или просто наладить общение с людьми, находящимися далеко.

Е-mail

Данный сервис применяется повсеместно. Сегодня любое учреждение или организация вместе с иными контактными данными указывает и адрес своего e-mail. Он полезен любому пользователю компьютера, так как электронная почта применяется при регистрации на интернет-сайтах, а также для получения доступа к форумам и иным ресурсам. Также без «мыла» не обойтись при использовании некоторого программного обеспечения.

Такое широкое распространение e-mail обуславливается тем, эти сервисы понятны и доступны любому. Электронная почта существует уже достаточно давно, но она остается актуальной и по сей день. Для ее использования даже не нужен скоростной Интернет и ПК высокой мощности. Есть масса сайтов, которые позволяют пользователям зарегистрировать собственный электронный почтовый ящик. Друг от друга они отличаются функционалом и особенностями интерфейса, поэтому у каждого человека есть возможность подобрать для себя наиболее подходящее решение. Если у вас нет желания пользоваться сервисами онлайн, то на ПК можно просто установить специальный почтовый клиент.

Также стоит отметить, что каждый отдельно взятый пользователь имеет свой уникальный электронный адрес. Это похоже на индекс или телефон — двух идентичных быть не может.

Электронные письма могут обладать различной длиной, также к ним можно добавлять документы, изображения и какие-то файлы. Кроме того, такие сообщение отсылаются моментально. Большая часть электронных сервисов обладает широким выбором инструментов, предназначенных для создания текстов. Можно выбрать разные цвета, шрифты и начертания, а также добавить к сообщению рисунки и фон. Пользователи могут слать друг другу красивые открытки с поздравлениями. При этом получатель сможет прочитать сообщение практически сразу.

Структура почтового ящика

У адреса электронной почты есть определенная структура, которая включает в себя несколько отдельных составляющих. Данные элементы различаются, но все они прописаны в латинице. Допустимо также применение цифровых символов, знаков препинания и др. Этот стандарт считается общепринятым. Электронный адрес выглядит следующим образом: «login@domen». Следует более подробно рассмотреть каждый из представленных элементов:

Источник