Процессы в организации
С точки зрения общей теории систем процесс представляет собой совокупность последовательных изменений системы для достижения целей. Отталкиваясь от этого определения, некоторые авторы уточняют его применительно к предприятиям, давая следующие определения бизнес-процесса:
- логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю;
- объективно существующая совокупность взаимосвязанных целевых единиц управленческой деятельности (в зависимости от масштабов анализа – комплексов работ, задач, работ), имеющая четко обозначенные вход и выход и протекающую в рамках информационных связей, закрепленных существующей организационной структурой;
- совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;
- структурированное конечное множество действий, спроектированных для производства специфической услуги (продукта) для конкретного потребителя или рынка. Или – специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца точным определением входов и выходов. Или – структурируемый, измеряемый набор действий, созданный, чтобы произвести определенный выход для конкретного клиента или рынка;
- множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного и более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту (просто клиент или процесс, протекающий во внешнем окружении компании) и удовлетворяющей его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Или – полный поток событий в системе, описывающий, как клиент начинает, ведет и завершает использование бизнеса;
- набор видов деятельности (организации), при помощи которых конкретные исходные составляющие трансформируются в выходные составляющие в соответствии с заранее установленными спецификациями, для того чтобы создать ценность для потребителя;
- ряд взаимосвязанных видов деятельности, преобразующих входы в выходы (ISO/IEC, 2001). Или – множество взаимосвязанных и взаимодействующих операций, которые преобразуют входы в выходы (ISO, 2000).
Анализируя приведенные определения, можно сделать вывод о том, что их формулировка зависит от темы и цели исследования и отражает лишь некоторые стороны объективно существующего процесса в бизнес-системе. Определение этого процесса возможно через такие категории, как вход, выход, функция, содержание, структура.
Практика функционирования предприятий показывает, что на входе любого процесса находятся ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, информационные и т.п. Таким образом, вход процесса – это все виды ресурсов, необходимые и достаточные для реализации процесса. Выход процесса – это результат реализации процесса – продукты (товары или услуги).
Функция процесса обобщенно может быть обозначена как переработка входа для получения выхода. Исходя из функции, содержание процесса заключается в изменении преобразование ресурсов и состояний предприятия. Поскольку организационный процесс состоит из отдельных видов деятельности (работ), выполняемых в определенной последовательности, можно говорить о том, что они образуют некую структуру процесса.
Таким образом, организационный процесс можно определить как совокупность взаимосвязанных видов деятельности, направленных на получение определенного продукта путем преобразования ресурсов и изменения состояния самого предприятия. Иначе говоря, организационным можно назвать любой процесс, протекающий в рамках конкретной организации.
Ключевыми категориями в приведенном определении являются понятия «деятельность», «ресурс» и «продукт», которые целесообразно положить в основу классификации бизнес-процессов. Таким образом, организационные процессы можно классифицировать по видам деятельности, видам и источникам используемых ресурсов, видам и назначению получаемого продукта.
Разделение процессов по видам деятельности является наиболее распространенной их классификацией в классической теории управления. По этому признаку обычно выделяют процессы производства, снабжения, сбыта и т.п. По видам используемых ресурсов и получаемых продуктов обычно выделяют информационные, финансовые, материальные и другие процессы. Эти классификации также получили широкое распространение в традиционных теориях.
Разделение же процессов по источникам ресурсов и назначению продуктов предложено только в рамках процессной теории. Так, по первому признаку выделяют внешние и внутренние бизнес-процессы, а по второму – основные и вспомогательные. Внешний процесс потребляет ресурсы за рамками данной бизнес-системы, в отличие от внутреннего процесса, который потребляет ресурсы самой системы. Выходы основных процессов предназначены для внешних клиентов, находящихся за пределами бизнес-системы, в то время, как вспомогательные процессы направлены для получения выходов, потребляемых самой бизнес-системой, ее внутренними клиентами.
Источник
Процесс организации
Организация– это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. Организаторская функция предполагает также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры.
Для большинства управляющих-практиков организация как понятие означает сознательно формализованную структуру ролей или должностных обязанностей. Поэтому они считают, что они занимаются организационной работой, когда внедряют подобную структуру. Процесс организации напрямую связан с такими аспектами управления, как процесс, система, структура, технология, ресурсы.
Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, участников выполнения того или иного задания. Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет, кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.
В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации.
В процессе реализации данной функции руководителями высших уровней часто осуществляется в основном лишь координация внешних связей в рамках отраслевого, региональном муниципального управления.
В других случаях, например при формировании программно- ориентированных систем типа творческих групп, координация становится основной организующей функцией, ибо в данных системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, и мотивированность.
Основные приоритеты координации — согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.
Рабочая группа — это, как правило, временный коллектив сформированный для решения конкретной краткосрочной проблемы с привлечением представителей различных служб. Достоинством такой группы является возможность ее формирования в сжатые сроки, что позволяет оперативно решать возникающие вопросы.
Координация посредством информационных систем предполагает обмен информацией внутри подразделений и между ними с помощью компьютерной сети. Такая информационная система позволяет оставлять и распространять электронным способом отчеты, памятные записки, бюллетени и другие документы.
Координатор — это специальное должностное лицо, отвечающее за координацию деятельности различных служб. Такой вид координации особенно эффективен при взаимодействии центральных органов управления корпорации или учреждения с филиалами по отдельным проблемам организации в целом.
Совместная работа отдельных сотрудников, осознающих необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективна только при четком понимании каждым из них своей роли в коллективных усилиях и того, как их роли взаимосвязаны. Это положение в равной степени верно и для коммерческого предприятия, и для правительственного учреждения. Создание и поддержание системы ролей осуществляется с помощью организационной функции управления.
Рационально осуществляемая организация должна включать:
— наличие целей, постановка которых является задачей планирования;
— определение основных обязанностей или областей деятельности;
— определенную свободу действий или полномочий, с тем чтобы индивид, действующий в данной роли, знал, что лично он может предпринять для получения желаемых результатов;
— своевременное и достаточно полное обеспечение информацией.
Таким образом, организационная деятельность — это процесс группировки различных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, подчинение затем каждой группы управляющему, наделенному необходимыми для руководства группой полномочиями, и обеспечение вертикальной и горизонтальной координации в структуре предприятия. Разделение полномочий предполагает, чтобы каждый знал, кто и что должен делать и кто за получение каких результатов отвечает, а также создание коммуникационной сети для обеспечения процесса принятия решений.
Основные принципы рациональной организации как управленческой функции — это принцип единства цели и принцип эффективности.
Принцип единства цели. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна способствовать сотрудничеству индивидов в достижении целей данного предприятия или учреждения.
Применение принципа единства цели предполагает, разумеется, наличие ясно сформулированных целей предприятия. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность должны оцениваться по степени достижения этих целей.
Принцип эффективности. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна обеспечивать высокую эффективность, т.е. достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках (причем термин «издержки» понимается шире, чем обычные поддающиеся измерению затраты в рублях, человеко-часах и т.п.).
Различаются два вида организационной эффективности.
Индивидуальная эффективность отражает уровень выполнения задач конкретными служащими или членами организации. Подлежащие выполнению задачи являются частью рабочего процесса или должностных обязанностей в организации.
Групповая эффективность отражает уровень эффективности группы как единого целого. Эффективность работы всего предприятия или учреждения в целом определяется организационной эффективностью, которая является общим результатом деятельности всех работников и характеризуется синергетическим эффектом. Фактически основой существования и организации является их свойство выполнять больший объем работ, чем это возможно за счет разрозненных индивидуальных усилий.
Процесс организации должен быть последовательным и логичным. Выделяются следующие необходимые этапы осуществления организационной деятельности:
1 установление общих целей предприятия или учреждения;
2 формулирование производственных целей, планов и направлений работы;
3 выявление и классификация видов деятельности, необходимых для их осуществления;
4 группировка этих видов деятельности, исходя из максимально эффективного использования имеющихся материальных и людских ресурсов;
5 наделение руководителя каждой группы полномочиями, необходимыми для ее продуктивной работы;
6 горизонтальная и вертикальная взаимоувязка этих групп через должностные связи и систему информационного обеспечения.
В процессе организации происходит разбивка на служебные подразделения. Процесс организации непрерывен, и вопросы, связанные как с отдельными видами деятельности, так и с их группировкой, решаются на всех уровнях управления одновременно.
Источник
СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЦЕССА
В самом общем виде понятие «процесс» определяется как последовательная смена каких-либо явлений, состояний и т.п., ход развития чего-либо, а также совокупность последовательных действий, направленных на достижение определенного результата. В качестве результата выступает организованное целое. Процесс, в определении Р. Акоффа, это «образующая систему и имеющая функцию достижения цели последовательность поведения» [1, с. 74]. Это определение Акоффа использует такие категории как «система», «функция», «цель», «поведение». Образующая систему последовательность поведения может быть представлена совокупностью процессов необходимых для достижения цели. При этом «выход» одного процесса является «входом» в последующий процесс. Для достижения цели процессы могут осуществляться не только последовательно, но и параллельно. Возможны и смешанные схемы соединения процессов (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Организационные процессы формирования целого
Для того чтобы целое было действительно целым, необходима целенаправленная деятельность или организационный процесс. Для осуществления организационного процесса необходимо наличие как минимум трех элементов, один из которых осуществляет организационное воздействие и таким образом способствует возникновению или развитию взаимоотношений между двумя другими элементами. «Как только связь между двумя величинами А и В начинает зависеть от значения или состояния величины С, необходимый компонент «организации» оказывается налицо» [56]. В данном случае организация как процесс раскрывается через воздействие одного элемента на два других с целью получения между ними взаимодействия или установления организационных отношений (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Элементы и связи организационного процесса
Стало быть, организация – это установление и обеспечение целесообразных связей между элементами системы. Установить связь между элементами А и В означает определить их взаиморасположение в пространстве и взаимодействие во времени, выбрать рациональный способ соединения или сообщения между ними, обусловить объем и содержание связи.
В биологических системах (живые организмы, растения) место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопределены природой и происходят по законам эволюции. В технических системах место и функции каждого элемента и взаимодействие между ними предопределены конструктором. В социально-экономических системах место, функции и взаимосвязь элементов предопределяются менеджментом организации. В этой связи организационный процесс может быть определен как форма динамического существования системы, ее единое последовательное и качественно определенное движение. Сам процесс является по существу движением системы из одного состояния в другое.
Функциональным назначением организации как процесса служит создание новых и качественное совершенствование ранее созданных и функционирующих систем любого типа. Поэтому организовать – значит либо создать систему вновь, либо улучшить ее состояние в процессе функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями. Определение примата (первичности) процесса организации по отношению к системе объединяет два этих основных понятия причинно-следственной связью. Процесс как последовательное изменение состояния прежде всего определяется во времени, и при выявлении его сущности, состава, содержания наиболее полно представляется последовательностью явлений или событий.
Источник
Организационный процесс
Организационный процесс (Process of organizing) — это процесс организации работ в соответствии с планом, распадающийся на три этапа.
- Разделение работы на отдельные части, достаточные для выполнения отдельным работником в соответствии с его квалификацией и способностями.
- Группировка задач в логические блоки. Работа будет выполняться легче, если люди, выполняющие одну задачу, объединены в отделы или секторы. Этот этап организационного процесса называют также формированием подразделений.
- Координация работы различных подразделений. Координация подразумевает не только разрешение конфликтов, но и создание встроенного механизма координации, который дает возможность избегать конфликтов.
Схема организационного процесса
Разделение работы — первый этап организационного процесса связан с распределением всех работ между работниками фирмы в соответствии с их квалификацией и способностями. При этом необходимо следить, чтобы каждый выполнял не больше и не меньше работы, чем другой с теми же способностями и квалификацией. В основе распределения работы лежит специализация, заключающаяся в создании возможности для рабочего тратить свое рабочее время именно на то, что он знает и умеет делать лучше всего. Все это позволяет уменьшить время перехода от одной операции к другой, усовершенствовать инструменты и оснастку, сократить время на обучение.
С другой стороны, существует опасность сверхспециализации — монотонность труда, лишающая его творческого начала. Для предотвращения сверхспециализации современные менеджеры используют два метода — расширение поля деятельности работника и обогащение труда.
Расширение поля деятельности работника заключается в предоставлении работнику возможности по расширению выполняемых им задач за счет чередования двух разных видов работ, их комбинирования. Классическим примером такого рода расширения поля деятельности является опыт создания бригад на заводах Вольво, собирающих автомобиль от начала до конца. Обогащение труда представляет собой большую вертикальную свободу рабочего, позволяющую осуществлять самостоятельно контроль своей работы.
Группировка задач — второй этап организационного процесса, подразумевающий создание на предприятии отдельных подразделений, звеньев, отвечающих за отдельно поставленные задачи, благодаря чему, достигается наиболее эффективное решение каких-либо хозяйственных вопросов.
Второй этап организационного процесса заключается в группировке людей, выполняющих взаимосвязанную работу, в логические единицы или отделы. Как правило, те, кто выполняет одинаковую работу, объединяются вместе. Такой вид группировки называется формированием подразделений по функциональному признаку. Наряду с функциональным признаком, подразделения могут формироваться по виду производимого продукта, по географическому признаку и по виду потребительского рынка. Как правило, крупные предприятия имеют подразделения, сформированные сразу по нескольким признакам.
Схема формирования подразделений в мелкой фирме
На первой схеме представлена мелкая фирма, сформировавшая свои подразделения по функциональному признаку — каждый вице-президент отвечает перед президентом за определенный вид работ, а именно, финансовую деятельность, продажу и маркетинг, транспортные операции, причем транспортное подразделение также разбито на два отдела по функциональному признаку — эксплуатационный и ремонтный.
Схема формирования подразделений в средней фирме
На второй схеме представлена средняя компания, подразделения которой сформированы сразу по нескольким признакам. На уровне вице-президентов подразделения сформированы по виду производимого продукта. Следующий уровень сформирован как по географическому признаку — северное и южное направления, так и по типам потребителей — коммерческий и правительственный. В то же время каждое транспортное подразделение сформировано по функциональному признаку.
С точки зрения подчиненности организация может быть линейной, линейной и штатной одновременно, а также матричной.
Координация работы — это третий завершающий этап организационного процесса, который заключается в координации деятельности работников фирмы, объединенных в подразделения на предыдущем этапе, либо через существующую систему подчиненности, либо же через горизонтальные связи подразделений одного уровня.
Вертикальная координация — метод координации работ подразделений организации, основанный на указаниях, направляемых по командной цепочке. При вертикальной координации работ, менеджер координирует работу своих подчиненных и, в то же время, его работа координируется с работой параллельных подразделений его начальником. Таким образом, чем выше звено управления, тем более широкую картину оно видит.
Вертикальная координация довольно проста, но, тем не менее, требует ответа на такие вопросы: сколько подчиненных должен иметь каждый менеджер? Сколько уровней управления должна иметь организация? Эти два вопроса связаны между собой, поскольку чем больше будет подчиненных у каждого менеджера, тем меньше будет уровней управления и, следовательно, полезная идея или информация от рабочего быстрее дойдет до самого верха. При этом количество менеджеров будет меньше. Но, с другой стороны, большое количество подчиненных снижает уровень контроля, а президенту приходится решать мелкие текущие вопросы.
Координация через рынок — наиболее эффективный и мощный механизм координации работ, позволяющий получить максимум предельной полезности при минимальных предельных издержках.
Рынки являются ярким примером горизонтальной координации на основе взаимопомощи. Координация через рынок не требует централизованного руководства. Рынок сам является высшим авторитетом для продавцов и покупателей. Для больших и диверсифицированных компаний рынок является наилучшим методом координации деятельности подразделений.
Экономикс: Англо-русский словарь-справочник. — Э.Дж.Долан, Б.И.Домненко. — М.: Лазурь, 1994.
Источник